Isso não é normal — normalizar tabelas vazias do Access
Uma das coisas mais difíceis de fazer (ainda mais importante ao construir um banco de dados) é construir as estruturas das tabelas corretamente. Esse processo é conhecido como normalização. Um banco de dados devidamente normalizado nunca deve ter apenas uma tabela contendo informações redundantes. Considere a seguinte tabela:| Cliente | Endereço | Cidade | Estado | Zip | Telefone |
| Jones | Rua principal 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-1244 |
| Jones | Rua principal 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-7890 |
| Smith | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | Círculo de 78 Smith | Jones | CA | 90.000 | 451-555-8645 |
Se você estiver tendo problemas para normalizar tabelas vazias, preencha cada tabela com cinco a dez registros. A visualização das tabelas com dados geralmente facilita a identificação de problemas de normalização.
Veja como começar a normalizar suas tabelas:
- Examine cada tabela como está estruturada no momento. Você está repetindo alguma informação desnecessariamente (como você viu com o endereço e o nome do cliente anteriormente)?
- Se você tiver informações duplicadas, determine por que as está repetindo (por exemplo, os vários números de telefone de um cliente).
- Divida uma tabela em duas tabelas para eliminar a redundância.
- Repita as etapas de 1 a 3 para cada tabela até que toda a redundância seja eliminada.
Você pode descobrir que dividir uma tabela em duas ainda não elimina toda a redundância em uma tabela. Nesse caso, continue dividindo as tabelas até que toda a redundância desapareça.
Você digita 73.725, mas o Access altera para 74
O arredondamento automático pode frustrar as luzes do dia, mas corrigi-lo é fácil. Por padrão, o Access define todos os campos numéricos para aceitar inteiros longos. Como você deve se lembrar de seus dias de matemática no ensino médio, um número inteiro é um número inteiro positivo ou negativo. Para acomodar decimais, você altera a configuração de tamanho do campo para que ela aceite decimais. Veja como:- Abra a tabela no modo Design e clique no campo que não está cooperando.
- Na guia Geral da área Propriedades na parte inferior da tela, clique na caixa Tamanho do campo.
- Clique na seta para baixo no final da caixa e selecione Simples, Duplo ou Decimal no menu suspenso exibido.
- Salve a tabela e seu problema de arredondamento automático terminará.
Para obter detalhes sobre a diferença entre os tamanhos de campo Simples, Duplo e Decimal, pressione a tecla F1 enquanto estiver na caixa de propriedade Tamanho do Campo. A tela Ajuda fornece uma descrição detalhada de cada tamanho de campo, os números que ele conterá e a quantidade de espaço reservado para esse tamanho. O acesso requer uma conexão com a Internet para usar seu sistema de ajuda.
As palavras estão mudando—problemas com a AutoCorreção de Acesso
Às vezes, esses recursos “úteis” no Access podem se tornar um incômodo. Um desses recursos é chamado de AutoCorreção. Você pode estar familiarizado com isso no Microsoft Word, onde geralmente é uma ótima coisa. Os bancos de dados, no entanto, geralmente contêm acrônimos, números de peça e similares. A AutoCorreção pode ter um dia de campo com essas “palavras”. Você pode nem perceber ao inserir seus dados.Você tem duas opções para resolver esse problema.
- Desfaça os efeitos da AutoCorreção conforme eles ocorrem. Pressione Ctrl+Z logo após a AutoCorreção ter estragado sua entrada de dados. O Access coloca os dados de volta à forma como você os digitou. Infelizmente, para que isso funcione, você realmente precisa perceber que o Access alterou o que você digitou.
- Desative totalmente a AutoCorreção. Para desativar a AutoCorreção, siga estas etapas:
1. Clique na guia Arquivo no canto superior esquerdo da tela de acesso.
2. Clique no botão Opções no menu do lado esquerdo da tela.
A caixa de diálogo Opções de acesso é exibida.
3. Clique em Revisão na lista à esquerda.
Suas opções de revisão são exibidas.
4. Clique no botão Opções de AutoCorreção.
A caixa de diálogo AutoCorreção é exibida.
5. Desmarque algumas ou todas as caixas de seleção na caixa de diálogo AutoCorreção.
Você pode desabilitar alguns ou todos os recursos de AutoCorreção, dependendo do que a AutoCorreção está fazendo para incomodá-lo no momento. Desmarque a opção Substituir texto ao digitar se não quiser mais que o Access “corrija” seus “erros de ortografia” para você.
6. Clique em OK duas vezes para salvar suas alterações.
Agora você pode digitar o texto do problema corretamente, sem a interferência da AutoCorreção, e mantê-lo como digitou.
Estava lá e agora se foi — exclusões acidentais de dados no Access
Você pode ter ouvido muito isso ao longo dos anos:“O banco de dados excluiu meu registro!” Bem, tenho novidades para você:o banco de dados não faz nada sem que nós, humanos, o comandemos. E os humanos podem cometer alguns erros:- Exclusão acidental: Existem várias maneiras de excluir um registro acidentalmente. Normalmente, um atalho de teclado para Excluir é pressionado, como Ctrl+– (excluir registro) ou Ctrl+X (recortar).
O comando Desfazer (Ctrl+Z) não reverterá a exclusão de um registro.
- Erro de dados: Um registro pode aparecer excluído se alguém alterar inadvertidamente uma informação particularmente importante. Por exemplo, suponha que o registro em questão contenha uma data de pedido de 15/12/19 e alguém inadvertidamente altere a data para 15/12/09. A data do pedido não é a esperada, então o registro pode parecer ter sido excluído.
- Se um erro de dados fizer com que o registro pareça excluído, há várias correções possíveis, conforme descrito nas seções a seguir.
Desfazer
Não entrar em pânico. Antes de fazer qualquer outra coisa, pressione Ctrl+Z. Esse é o comando Desfazer. Se o recorde voltar, você está com sorte. Desfazer reverte erros de entrada de dados que podem fazer com que o registro pareça excluído. No entanto, isso funcionará apenas se você desfazer logo após o erro de entrada de dados ocorrer.
Pesquisar o registro ausente
Se você tentar o comando Desfazer e o registro não retornar, ainda há uma chance de que um erro de entrada de dados o esteja ocultando, colocando-o onde você não espera. Abra a tabela que continha o registro e procure-o de uma maneira diferente da que você faria normalmente. Procure por qualquer coisa fora do comum em registros semelhantes. Aqui estão alguns exemplos:- Se você costuma pesquisar pedidos por data, pesquise por cliente. Veja se existe um pedido semelhante ao que falta para esse cliente e tem uma data incomum (digamos, o mesmo mês e dia do pedido ausente, mas com o ano errado).
- Tente analisar todos os pedidos na data em questão para ver se o cliente em cada pedido parece estar correto. Pode ser que o cliente tenha sido alterado inadvertidamente no pedido ausente.
Recuperação de backup
Se você não encontrar o registro em nenhum lugar, copie o registro de um backup do arquivo de banco de dados.Esta solução funciona apenas se você tiver feito backup de seu banco de dados desde que o registro foi adicionado originalmente. Se você fizer backup à noite e o registro tiver sido inserido no mesmo dia em que desapareceu, esse registro não estará no seu backup.
Você executa uma consulta do Access, mas os resultados são inesperados
A escrita de consultas é uma forma de arte. Até os especialistas se atrapalham de vez em quando. Aqui estão algumas soluções comuns para resultados de consulta inesperados:- Verifique os critérios de precisão. Um único toque de tecla mal colocado é tudo o que é necessário para transformar sua consulta em um fracasso. Verifique seus critérios quanto a erros de ortografia ou sintaxe e execute a consulta novamente.
- Experimente a propriedade de valores exclusivos. Já viu duas cópias de cada registro nos resultados da sua consulta quando esperava apenas uma? Uma solução rápida geralmente vem do uso da propriedade Unique Values. Essa propriedade diz ao Access para parar com a duplicação já — e, se os resultados da consulta contiverem um grupo de duplicatas exatas, retornar apenas uma linha do grupo. Veja como usar essa propriedade:
1. Abra a consulta do problema no modo Design.
A guia Design na faixa de opções é exibida.
2. Clique no botão Folha de propriedades no grupo Mostrar/Ocultar Faixa de opções da guia.
A janela da folha de propriedades é aberta à direita da grade de consulta.
3. Clique na área cinza entre as listas de campos na metade superior da grade de consulta.
A folha de propriedades agora deve exibir as propriedades da consulta. (Olhe logo abaixo da barra de título da folha de propriedades para confirmar isso.)
4. Clique na linha Valores únicos da Folha de propriedades.
Uma seta de lista suspensa aparece no final da linha de valores exclusivos.
5. Selecione Sim na lista suspensa e execute a consulta.
A duplicação deve desaparecer.
- Corrija a lógica de seleção. Fazer malabarismos com várias conexões AND e OR em uma consulta pode atrapalhar rapidamente até mesmo o mais resistente dos designers de banco de dados.
- Corrigir relacionamentos de tabela. Se os resultados da sua consulta mostrarem caminho muitos registros e a consulta usa duas ou mais tabelas, relacionamentos impróprios (também chamados de junções) são a causa provável.
- Verifique os tipos de relacionamento de tabela. Se sua consulta envolver duas ou mais tabelas e você obtiver menos registros do que o esperado, as relações de tabela incorretas são a causa provável. Por exemplo, se você tiver um banco de dados de entrada de pedidos e executar uma consulta listando todos os clientes e seus pedidos, por padrão, você verá apenas os clientes que fizeram um pedido. Para ver todos os clientes, tenham ou não feito pedidos, faça o seguinte:
1. Na visualização Design, clique com o botão direito do mouse na junção (a linha que conecta as duas tabelas) e escolha Propriedades da junção no menu exibido.
2. Examine os tipos de junções oferecidas e escolha aquela que diz algo como "Incluir TODOS os registros de 'Clientes' e apenas os registros de 'Pedidos' onde o campos unidos são iguais”.
O texto real que você vê difere de acordo com os nomes de suas tabelas. Para consultar os aficionados, isso é chamado de junção externa. Muito legal.
3. Clique em OK e execute a consulta.
Agora você deve ter todos os registros da tabela Clientes, haja ou não registros correspondentes na tabela Pedidos.
Se sua consulta envolver vários critérios, alguns campos calculados e vários relacionamentos, tente dividir a tarefa em várias etapas menores em vez de tentar resolver o problema de uma só vez. A abordagem passo a passo permite que você se concentre em cada peça, uma de cada vez, garantindo que cada uma funcione perfeitamente antes de passar para a próxima.
Se sua consulta ainda não funcionar, não importa o que você faça, peça a outra pessoa para dar uma olhada. Muitas vezes trabalhei em um problema de consulta difícil por horas, mostrei para outra pessoa e ouvi aquelas palavras mágicas:“Isso é simples. Apenas faça isso.” E o problema está resolvido. Obter um novo par de olhos no problema geralmente resolve as coisas rapidamente.
A temida caixa de diálogo Parâmetro no Access
Em algum momento, ao abrir uma consulta, formulário ou relatório, você verá uma caixa de diálogo Parâmetro quando não quiser ver uma caixa de diálogo Parâmetro. Você joga suas mãos no ar e amaldiçoa o universo? Claro que não! Sempre que você vir uma caixa de diálogo Parâmetro inesperadamente (você pode defini-los de propósito), significa que o Access não pode encontrar um campo referenciado pelo formulário ou relatório ou pela consulta por trás do formulário ou relatório. Diga que o problema é com um relatório. Para solucionar problemas, comece com a consulta por trás do relatório. Abra essa consulta no modo de folha de dados e veja se você obtém o parâmetro. Se você fizer isso, qual campo está pedindo? Esse campo é aquele que o Access não consegue encontrar. Portanto, alterne a consulta para o modo Design e localize a coluna com o campo que o Access não consegue encontrar. O campo do problema geralmente é um campo Calculado que faz referência a outros campos. Cada nome de campo e tabela está escrito corretamente? Se não, corrija os erros de ortografia. Cada campo na tabela deveria estar? Por exemplo, se sua referência for Orders.LastName e o campo LastName estiver na tabela Customers, corrija o erro digitando Customers.LastName .Se a consulta for executada sem um parâmetro, o problema está no relatório. Portanto, abra o relatório no modo Design e verifique cada controle no relatório que está vinculado a um campo. Se o Access não encontrar um dos campos que o controle deve exibir, ele colocará um triângulo verde no canto superior esquerdo do controle. Verifique cada um para o triângulo verde. Se você encontrar o triângulo verde, verifique a ortografia do campo referenciado pelo controle. Por exemplo, se o controle deve exibir LastName (sem espaço) e a referência no controle diz Last Name (espaço), remova o espaço para que o controle no relatório corresponda ao nome do campo da consulta. Verifique também a consulta subjacente do relatório para confirmar que o campo do problema está selecionado na consulta.
O banco de dados Access mais lento da cidade
Um banco de dados do Access pode acabar na unidade compartilhada de uma empresa para que esteja disponível para todos que precisarem. O problema de colocar todo o banco de dados do Access na unidade compartilhada é que ele geralmente é executado lentamente na estação de trabalho de cada usuário (essa é uma palavra chique para um computador individual). Você também provavelmente encontrará erros se várias pessoas tentarem usar o banco de dados ao mesmo tempo. As reclamações começam a chegar e você não sabe o que fazer.A solução para esse problema está em dividir o arquivo de banco de dados do Access em dois arquivos separados:
- Front-end: Contém todos os objetos de banco de dados exceto as tabelas
O front-end reside na estação de trabalho do usuário.
- Back-end: Contém apenas as tabelas
O back-end reside no servidor compartilhado.
O front-end está vinculado às tabelas no back-end.
Tudo o que você está realmente compartilhando são os dados - então os dados são tudo o que deve ir no drive compartilhado. Ao configurar as coisas dessa maneira, a única informação que deve trafegar pela rede são os dados solicitados pelo usuário. Essa configuração acelera drasticamente o desempenho do banco de dados e permite que vários usuários insiram e editem dados ao mesmo tempo.
Dividir o conjunto de dados não é tão difícil quanto você imagina. O Access facilita tudo com o Assistente de Divisor de Banco de Dados. Siga estas etapas para dividir seu banco de dados:
- Faça backup do banco de dados que você deseja dividir. Se algo der errado (improvável, mas ei, você nunca pode estar muito seguro quando se trata de dados!), tente novamente com a cópia de backup.
- Se necessário, mova o banco de dados que deseja dividir para uma pasta em seu drive compartilhado. Esta etapa permite que o Divisor de banco de dados configure os links de tabela corretamente para você.
- Abra o arquivo de banco de dados que você deseja dividir da pasta compartilhada. Certifique-se de ter uma cópia de backup desse banco de dados antes de prosseguir. Verifique também se todos os objetos de banco de dados estão fechados.
- Clique na guia Ferramentas de banco de dados na Faixa de opções. O grupo Mover Dados aparece na Faixa de Opções. Ele contém um botão chamado Access Database.
- Clique no botão Acessar Banco de Dados. A caixa de diálogo Assistente do Divisor de Banco de Dados é exibida.
- Clique no botão Dividir banco de dados e deixe o assistente fazer o seu trabalho. Você será solicitado a fornecer um nome de arquivo de banco de dados de back-end. Digite um nome, sente-se e veja a diversão se desenrolar diante de seus olhos.
- Copie o arquivo de front-end (o arquivo original que você dividiu) para a estação de trabalho de cada usuário. Faça com que os usuários abram o arquivo em suas estações de trabalho — e veja como eles se maravilham com a velocidade aprimorada do banco de dados! Você é um herói. Sim!
Não tem um drive compartilhado ou quer se livrar do seu compartilhamento? Você ainda pode ter vários usuários em seu banco de dados ao mesmo tempo, colocando seus dados na nuvem.
Seu arquivo de banco de dados do Access é tão grande quanto uma casa
Com o passar do tempo, você descobre que seu arquivo de banco de dados fica cada vez maior. Isso é resultado da exclusão de objetos e registros ao longo do tempo. Se, por exemplo, você criar uma consulta e depois excluí-la porque não é mais necessária, o Access não remove automaticamente o espaço ocupado por essa consulta do arquivo de banco de dados. O mesmo vale para os registros. À medida que você exclui registros de uma tabela, o espaço que esses registros ocupavam no arquivo de banco de dados permanece. Eventualmente, o arquivo pode se tornar quatro ou cinco vezes o tamanho necessário para conter os dados e objetos dentro dele.Por que você deveria se importar se o tamanho do arquivo aumenta? Aqui estão duas razões:
- Um arquivo de banco de dados menor é executado mais rapidamente. O desempenho é um componente chave para usuários de banco de dados felizes. Você deseja que seus formulários sejam carregados rapidamente e que suas consultas e relatórios sejam executados o mais rápido possível.
- Um banco de dados compactado regularmente é mais estável. Se o banco de dados for usado com frequência, a compactação regular ajuda a evitar que arquivos e tabelas sejam corrompidos.
- Abra o banco de dados inchado e clique na guia Ferramentas de banco de dados na Faixa de opções. O grupo Ferramentas aparece bem à esquerda da Faixa de Opções.
- Clique no botão Compactar e Reparar Banco de Dados no grupo Ferramentas. A barra de status (canto inferior direito da tela) exibe uma barra de progresso que o notifica sobre o andamento do processo de compactação. Quando a barra de progresso desaparecer, a compactação estará completa - e você ficará com um arquivo de banco de dados muito mais aparado (mais rápido e estável). Se você dividiu seu banco de dados, não se esqueça de compactar os arquivos front-end e back-end.
Quer que um arquivo de banco de dados seja compactado cada vez que você o fecha? Siga esses passos:
- Clique na guia Arquivo na Faixa de Opções.
- Clique no botão Opções de acesso na barra de menus no lado esquerdo da tela. A caixa de diálogo Opções de acesso é exibida.
- Clique em Banco de dados atual na lista à esquerda. As opções para o banco de dados atual são exibidas.
- Marque a caixa de seleção Compactar ao fechar.
- Clique em OK para salvar suas alterações.
- Clique em OK na caixa de mensagem resultante.
- Feche o banco de dados e observe a barra de status inferior direita. O banco de dados está compactando antes de fechar!
Compactar ao fechar é usado melhor apenas no arquivo de front-end. Compactar o back-end ao fechar pode causar corrupção do arquivo de back-end caso outro usuário esteja nele quando você o fechar. Não ative Compact on Close no arquivo de back-end.
Você fica confuso ao importar sua planilha para o Access
É uma prática comum atualizar uma coleção de planilhas para um banco de dados do Access depois que a solução de planilha não atender mais às suas necessidades. Também é comum encontrar os dados da planilha importada (agora tabela) em um estado de desordem. A maneira mais fácil de resolver esse problema é limpar a planilha antes você importa. Aqui estão algumas dicas para uma importação organizada:- Verifique novamente as informações provenientes de qualquer programa de planilha para ter certeza de que são consistentes e completo. Acima de tudo, certifique-se de que todas as entradas em cada coluna (campo) sejam do mesmo tipo de dados (todos os números, todo o texto ou qualquer outra coisa).
- Remova todos os títulos e linhas em branco da parte superior da planilha. Uma planilha ideal para importação terá nomes de campo (títulos de coluna) na linha 1 e dados começando na linha 2.
- Certifique-se de que os títulos das colunas da planilha sejam curtos e exclusivos para que o Access possa traduzi-los facilmente em nomes de campos durante a importação.
Lamentamos; seu arquivo de banco de dados do Access está corrompido
Começou como um dia como qualquer outro. No entanto, neste dia, você está recebendo um erro ao abrir o front-end do seu banco de dados de acesso dividido. Você não consegue abrir nenhum formulário ou relatório. É engraçado como algumas pequenas mensagens podem arruinar o seu dia. Você começa a se perguntar se fez backup do arquivo de dados ontem à noite e quando o arquivo foi realmente corrompido. Então você começa a se perguntar como vai sair dessa bagunça.Não tenha medo. Existe uma solução simples para um banco de dados corrompido. Aqui estão os passos:
- Navegue até a pasta que contém o arquivo de back-end.
- Clique duas vezes no arquivo para abri-lo. O Access será iniciado e tentará reparar o arquivo. Você deverá ver uma barra de progresso do reparo na parte direita da barra de status. Se tudo correr bem, o arquivo será aberto.
- Feche o arquivo de dados de back-end.
- Reabra o arquivo front-end e tudo deve estar funcionando normalmente.
Se, depois de seguir as instruções anteriores, o arquivo corrompido ainda não abrir, você tem um problema sério que pode exigir algum esforço para limpar. O próximo passo é recorrer a uma cópia de backup do banco de dados. Verifique quais dados estão faltando entre o backup e sua lembrança do arquivo corrompido. Sim, você terá que inserir novamente os dados ausentes. Desculpe!
Se você não tiver um backup, toda a esperança não está perdida. Você pode comprar software projetado especificamente para reparar arquivos de banco de dados do Access corrompidos. Tente pesquisar na web por repare arquivos de banco de dados corrompidos do Microsoft Access. Certifique-se de que o software funcione com o Microsoft Access 2019 e seja de uma empresa legítima.
