O Microsoft Access é um programa de software que permite criar e gerenciar bancos de dados. É relativamente fácil de usar e tem uma aparência semelhante a outros produtos da Microsoft. Isso o torna uma escolha adequada para iniciantes ou para aqueles que não têm muita experiência em computador. Há muitas coisas para as quais você pode usar o Access, e uma delas é gerenciar seus funcionários. Você pode usar um dos modelos disponíveis ou criar o seu próprio.

O que é um banco de dados de RH?

Um banco de dados de RH é usado por profissionais para armazenar informações relacionadas a seus funcionários, como detalhes de treinamento ou horas de trabalho padrão. É importante que os bancos de dados dos funcionários sejam seguros porque contêm informações confidenciais. Com tantas considerações legais para se pensar, é melhor coletar apenas as informações necessárias sobre seus funcionários.

Aqui estão alguns exemplos de informações que você pode incluir em um banco de dados de RH:

• Férias e absenteísmo
• Horários ou horas de trabalho padrão
• Planilhas de horas e despesas
• Dados pessoais (por exemplo, data de nascimento, cargo)
• Informações salariais
• Qualificações realizadas
• Detalhes do treinamento

Considerações para bancos de dados de funcionários 

Como empregador, você tem a responsabilidade de manter as informações de seus funcionários seguras e protegidas. Se você não seguir as diretrizes adequadas, informações valiosas podem ser expostas a terceiros não autorizados. Você pode enfrentar penalidades e certamente acabará perdendo a confiança em seus funcionários e clientes.

Abaixo estão as considerações a serem feitas ao construir e manter um banco de dados de funcionários:

• Armazenar dados de forma ética. As informações de seus funcionários devem ser mantidas em segurança e compartilhadas apenas com pessoas pertinentes. Certifique-se de estar em conformidade com leis como a Lei de Proteção de Dados de 1998 e a Lei de Liberdade de Informação. Os funcionários também devem saber como seus dados estão sendo usados.

• Segurança. Quão seguro é o seu banco de dados de RH? Se seus dados estiverem armazenados na nuvem, você desejará saber que tipo de medidas de segurança estão em vigor. Também recomendamos criptografar seu banco de dados, mantendo todos os softwares atualizados e limitando os usuários administrativos.

• Usabilidade. As principais características de um banco de dados de RH são gerenciar registros de funcionários, acompanhar férias, registrar ausências e assim por diante. Contanto que seu banco de dados tenha sido construído corretamente, ele deve ser fácil de usar. Caso contrário, entre em contato com a Arkware para saber mais sobre como criar um banco de dados de funcionários intuitivo e simples.

• Migração. É possível que um dia você precise migrar para um novo sistema de banco de dados. Você pode migrar o Microsoft Access para MySQL, SQLServer, Azure, Oracle e outros. Isso é importante porque você não quer ter que inserir tudo manualmente.

• Tamanho do armazenamento. Por fim, saiba quanta capacidade de armazenamento provavelmente será necessária. Pensando no futuro, você pode garantir que seu banco de dados não fique sem espaço no servidor. A maioria dos programas de banco de dados tem grandes capacidades, mas ainda vale a pena conferir.

Construir e manter um banco de dados de RH é uma parte importante de possuir um negócio. Para saber mais sobre como ter um banco de dados personalizado criado para sua empresa ou organização, entre em contato hoje mesmo com os especialistas em banco de dados da Arkware.