Você está procurando economizar algum tempo nas tarefas rotineiras do Microsoft Access? O Access oferece muitos recursos que podem melhorar sua eficiência e produtividade. A chave é saber onde encontrar esses recursos e como usá-los. Não seja tímido – explore e confira estas 10 dicas de economia de tempo para o MS Access.

1. Adicionar carimbos de data/hora aos registros do banco de dados

Com a função Now(), você pode adicionar automaticamente a hora e a data aos registros do banco de dados. Dessa forma, sempre que você acessar os registros, poderá determinar quando os dados foram inseridos.

2. Use modelos para construir bancos de dados

Os modelos são seus amigos no MS Access. Com modelos, você não precisa criar um banco de dados do zero. Escolha entre centenas de opções feitas pela Microsoft ou por alguém da comunidade do Access.

3. Importar dados do Excel para o Access

Importar dados do Excel para o Access pode economizar muito tempo. Você pode fazer muito mais com seus dados usando o Access, incluindo atualizar fórmulas e classificar ou filtrar os resultados. Se você não tiver certeza se deve mudar do Excel para o Access, entre em contato com uma empresa de suporte do MS Access.

4. Exportar dados do Access para o Excel

Também é útil exportar dados do Access para o Excel. As planilhas não são capazes de fazer tudo o que os bancos de dados fazem, mas ainda são úteis quando você só precisa gerenciar uma pequena quantidade de dados. Além disso, a maioria das pessoas sabe como usar o Excel.

5. Use SQL para consultas avançadas

A Linguagem de Consulta Estruturada (SQL) é uma boa opção se você estiver tendo problemas para projetar uma consulta. SQL é a base para bancos de dados relacionais e permite que você escolha os resultados exatos que procura.

6. Faça backup de seu banco de dados regularmente

Seus bancos de dados do Access não são imunes a corrupção ou danos, por isso é importante tomar as medidas apropriadas para protegê-los. A melhor maneira de fazer isso é fazer backup de seus bancos de dados regularmente.

7. Conheça seus atalhos

Reserve um tempo para se familiarizar com os atalhos que serão úteis para você. Por exemplo, você pode obter todo o poder do Access filtrando resultados, ocultando duplicatas em relatórios e acelerando a entrada de dados.

8. Compreender as macros

Macros são ferramentas que permitem automatizar tarefas e funcionalidades para seus formulários e relatórios – e você não precisa aprender VBA (Visual Basic for Applications) para fazer isso. Leve o seu tempo aprendendo macros, mesmo que pareçam confusos no início – você será muito mais eficiente!

9. Aproveite seus relacionamentos

Muitas pessoas usam o Access como uma planilha glorificada, mas você está apenas limitando seu potencial fazendo isso. Bancos de dados relacionais rastreiam relacionamentos entre elementos de dados, então explore como criar um relacionamento entre duas tabelas em qualquer banco de dados.

10. Escolha as chaves primárias com cuidado

O MS Access permite que você escolha suas chaves primárias e faça isso com sabedoria. Ao projetar um novo banco de dados, por exemplo, a chave selecionada deve ser exclusiva. Se for possível que dois registros compartilhem o mesmo valor para um atributo, você não desejará usar isso como chave primária.

O Microsoft Access nunca deve ser subestimado. É um poderoso programa de banco de dados que permite que você faça mais em menos tempo. Espero que as 10 dicas acima sejam úteis à medida que você aprende a navegar no Access 2016 de maneira mais eficiente e produtiva.