Nem todas as empresas têm certeza de quando é hora de migrar para um banco de dados. O Excel é um programa de planilha útil que pode atender às necessidades de muitas pequenas empresas. No entanto, à medida que seus negócios crescem ou desejam mais recursos, faz sentido pular para um banco de dados como o MS Access.
Então, como você sabe o que é certo para o seu negócio e quando é hora de fazer a mudança? A verdade é que você provavelmente deveria estar usando o Excel e o Access juntos, em vez de substituir um pelo outro.
Vamos começar discutindo as tarefas básicas para as quais o Excel e o Access são usados e como você sabe quando é hora de atualizar para um banco de dados.
Para que serve cada ferramenta?
O Microsoft Excel é uma ferramenta de planilha usada para as seguintes tarefas:
- Análise de dados
- Cálculos, comparações estatísticas
- Gerenciamento de gráficos
- Gerar saída compartilhável
O Microsoft Access é uma ferramenta de banco de dados usada para as seguintes tarefas:
- Gerenciamento de dados
- Exibir subconjuntos de dados, consultas complexas
- Relatórios para resumo de dados
- Automação para eventos comuns
- Banco de dados usado por vários usuários
Resumindo, o Excel serve para analisar dados, enquanto o Access é para gerenciar dados.
Como saber quando é hora de adicionar acesso?
Se você está usando o Excel atualmente, percebe o potencial que este software de planilha oferece. Ele analisa efetivamente os dados numéricos e é relativamente fácil de aprender. As versões mais recentes também vêm repletas de modelos e atalhos para facilitar seu trabalho.
No entanto, quando você precisa gerenciar centenas ou milhares de planilhas, o Excel falha sob a pressão. Fica cada vez mais difícil gerenciar dados e atualizar suas fórmulas. Se você está tendo dificuldades para gerenciar suas planilhas, isso é um sinal claro de que você precisa de um banco de dados maior e mais abrangente.
O benefício do Access é que ele fornece uma solução de armazenamento para dados que precisam ser extraídos e analisados em diferentes locais. Você pode acessar esses registros a qualquer momento e fazer as alterações apropriadas. Como cada registro recebe um ID, você pode classificar, filtrar e consultar seus bancos de dados com base em seus objetivos.
Conclusão
À medida que o Excel fica sobrecarregado com planilhas e você acha mais difícil manter e atualizar seus dados, é um sinal claro de que você está pronto para migrar para o Access. Mas não jogue a toalha com o Excel. Você pode importar o Access para o Excel e vice-versa e aproveitar o melhor dos dois mundos.
