Se você tivesse que adivinhar, quanto tempo você acha que gasta em reuniões por semana? De acordo com este artigo, a média gerência gasta em média 35% de seu tempo em reuniões, enquanto a alta gerência gasta até 50% em reuniões. O pior é quando você passa todo esse tempo em discussões e elas se mostram ineficazes. As reuniões vieram para ficar, mas existem maneiras de tornar esse tempo mais produtivo.

Aqui na Arkware, passamos muito tempo em reuniões com clientes e entre nós. É importante que ofereçamos as melhores soluções de banco de dados e nos reunindo é uma das maneiras de conseguirmos isso. Aqui estão as estratégias que usamos para manter nossas reuniões mais produtivas.

1. Saiba quando organizar uma reunião

Antes de convocar uma reunião, nos certificamos de que é a melhor maneira de resolver um desafio ou abordar uma preocupação. Se um e-mail ou memorando colocar todos na mesma página, enviaremos isso. Queremos que nossas reuniões sejam um uso valioso do tempo de todos.

2. Agende reuniões na hora certa

Agendamos reuniões em momentos em que as pessoas têm menos probabilidade de se distrair. Tardes de sexta-feira – definitivamente não é um bom momento para realizar uma reunião. Pesquisas mostram que reuniões realizadas durante a hora do almoço, quando as pessoas estão com fome e distraídas, também são menos produtivas, então evitamos esses horários também. Os melhores horários para realizar reuniões são entre 9h-11h ou 14h-16h às terças, quartas e quintas-feiras.

3. Convide as pessoas certas

Nem todo mundo precisa estar na maioria das reuniões. Convide apenas funcionários que se beneficiarão da discussão, como aqueles que têm algo a contribuir ou serão afetados pelo tópico da conversa. Todos os outros podem usar esse tempo para trabalhar com clientes e concluir outras tarefas.

4. Criar uma agenda

Antes da reunião, crie uma agenda e um cronograma. Compartilhe com as pessoas que vão à reunião para que saibam o que esperar. Ter uma agenda permite que todos acompanhem e permaneçam no tópico. Se o tópico for de lado, não tenha medo de entrar e trazer a conversa de volta.

5. Escolha um local confortável

Percebemos que um local confortável ajuda as pessoas a manter o foco nas reuniões. Escolha um espaço claro e bem iluminado com assentos confortáveis ​​para que as pessoas não fiquem desconfortáveis ​​na próxima meia hora. Também é uma ótima ideia ter um quadro branco ou uma tela de projeção para que todos possam ver durante a reunião.

6. Mantenha as reuniões curtas

É melhor ter várias reuniões curtas do que uma longa. As pessoas ficam entediadas e distraídas quando ficam muito tempo sentadas no mesmo lugar. Além disso, isso reduz o tempo que eles poderiam estar fazendo outras tarefas. Mantenha as reuniões em torno de 30 minutos, se puder.

7. Evite palestras

Lembre-se de que você está realizando uma reunião, não uma palestra. Portanto, evite dar sermão e entediar seu público. Uma reunião é um momento para todos conversarem, trocarem ideias, expressarem suas preocupações e muito mais. Deixe tempo para que todos possam contribuir, e é por isso que é importante escolher quem você está convidando com cuidado.

Se sua empresa exige reuniões, existem maneiras de torná-las mais produtivas para você e seus funcionários. Seguindo as estratégias acima, você pode tornar esse tempo valioso para todos no escritório!