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10 dicas do Microsoft Access para criar consultas selecionadas

Confira estas dicas úteis para criar uma consulta selecionada no Microsoft Access


Aplica-se a:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 e 365 (Windows)

Você pode criar uma consulta de seleção no Microsoft Access para recuperar dados com base em critérios. Uma consulta de seleção no Microsoft Access é o tipo mais comum de consulta. Há várias maneiras de trabalhar com eficiência em consultas selecionadas para obter os resultados desejados e economizar tempo. Você também pode usar muitas dessas dicas em outros tipos de consultas.

1. Criando uma consulta de seleção no Design View


Para criar uma consulta de seleção e vá para o modo Design (e evite o assistente):
  1. Clique na guia Criar na Faixa de Opções.
  2. No grupo Consultas, clique em Design de consulta. Uma caixa de diálogo é exibida.
  3. Clique duas vezes nas tabelas ou consultas desejadas (clique na guia Consultas na caixa de diálogo para selecionar as consultas).
  4. Clique em Fechar. Uma lista de campos para cada tabela ou consulta aparecerá no painel superior da Visualização de design.
  5. Se você precisar adicionar outra tabela ou consulta ao painel superior, clique no botão Mostrar tabela na guia Design de ferramentas de consulta na faixa de opções, clique duas vezes na tabela ou consulta desejada (clique primeiro na guia Consultas) e clique em Fechar.

2. Movendo-se entre a Visualização de Design e a Visualização de Folha de Dados


Você pode executar uma consulta selecionada clicando no botão Executar na guia Design de Ferramentas de Consulta na Faixa de Opções ou simplesmente acessando o Modo Folha de Dados.

Para mover rapidamente entre o modo Design e o modo folha de dados:
  • Clique com o botão direito do mouse na guia de consulta (ou barra de título) da consulta atual e selecione a visualização desejada ou
  • Clique no botão Exibir na guia Página inicial ou na guia Design das ferramentas de consulta na Faixa de opções e selecione a exibição desejada.

3. Adicionando campos à grade na Visualização de design


No modo de design, o painel inferior é chamado de grade QBE (consulta por design). Exiba os campos que deseja consultar nesta grade. O painel superior no Design View exibe as fontes de dados – listas de campos de tabelas ou consultas.

Para adicionar um campo à grade QBE:
  • Clique duas vezes em um campo em uma lista de campos no painel superior da Visualização de design para adicioná-lo à próxima coluna disponível na grade.
  • Arraste um campo de uma lista de campos mantendo pressionado o botão esquerdo do mouse e arrastando para baixo até uma coluna para adicioná-lo à grade.
  • Clique na linha do campo em uma coluna na grade QBE e, no menu suspenso, selecione o campo desejado. Se houver mais de uma tabela e o mesmo nome de campo ocorrer em ambas, você também deverá especificar a tabela de origem na linha Tabela ou o Access usará como padrão a primeira tabela (da esquerda para a direita no painel superior) que contém o campo.

4. Adicionando vários campos à grade no Design View


Você pode adicionar vários campos à grade QBE.

Para selecionar vários campos contíguos (adjacentes):
  1. No painel superior, clique em um campo em uma lista de campos, mantenha pressionada a tecla Shift e clique no último campo que deseja incluir abaixo.
  2. Aponte para um dos campos selecionados, mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste para baixo em uma coluna na grade QBE.

Para selecionar vários campos não contíguos (não adjacentes):
  1. No painel superior, clique em um campo em uma lista de campos e clique com a tecla Control pressionada nos campos subsequentes abaixo.
  2. Aponte para um dos campos selecionados, mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste para baixo em uma coluna na grade QBE.

5. Adicionando todos os campos à grade na Visualização de design


Você pode adicionar todos os campos à grade. No entanto, lembre-se de que isso pode tornar sua consulta mais lenta, dependendo do número de campos e da quantidade de dados.

Para selecionar todos os campos em uma tabela de origem ou lista de campos de consulta:
  1. No painel superior, clique duas vezes na barra de título de uma lista de campos para selecionar todos os campos.
  2. Aponte para um dos campos selecionados, mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste para baixo em uma coluna na grade QBE.



Você pode usar o asterisco (*) que aparece na parte superior da lista de campos no painel superior e arrastá-lo para a grade QBE para representar todos os campos. No entanto, este método tem limitações. Por exemplo, você não pode incluir uma função agregada ou executar uma consulta de totais usando o caractere asterisco.

6. Usando lógica AND e OR


Na grade QBE, na(s) linha(s) de critérios:
  • Insira os critérios na mesma linha de critérios de um cenário E.
  • Insira critérios em diferentes linhas de critérios como um cenário OR.

7. Reorganizando colunas


Você pode reorganizar colunas no modo Design em uma consulta. Isso é útil de várias maneiras, incluindo agrupamento e classificação. Se você especificar uma ordem de classificação para mais de um campo, o Access classificará da esquerda para a direita.

Para reorganizar colunas no modo Design:
  1. Clique na barra fina na parte superior da coluna que você deseja mover para selecionar a coluna inteira.
  2. Aponte para a mesma área na coluna selecionada, mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste a coluna para sua nova posição.

8. Configurando propriedades


Você pode exibir propriedades no Design View de várias maneiras:
  • Clique duas vezes no painel superior em uma área em branco.
  • Pressione F4.
  • Clique com o botão direito do mouse em qualquer painel na Visualização de design e selecione Propriedades no menu suspenso.
  • Clique no botão Propriedades na guia Ferramentas de design de consulta na Faixa de opções.

Para definir as propriedades da consulta:
  1. Clique no painel superior em uma área em branco.
  2. Selecione as propriedades desejadas no painel Propriedades.

Abaixo estão as propriedades da consulta:



Para definir as propriedades do campo:
  1. Clique em uma coluna na grade QBE.
  2. Selecione as propriedades desejadas no painel Propriedades.

Abaixo estão as propriedades do campo:


9. Adicionando um botão para limpar facilmente a grade


Você pode adicionar um botão Limpar Grade à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para facilitar a limpeza de toda a grade na Visualização de Design da Consulta.

Primeiro, exiba a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido abaixo da Faixa de Opções (isso facilita a visualização e permite que mais botões sejam adicionados):
  1. Clique na seta à direita da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (que está acima da Faixa de Opções por padrão) e selecione Mostrar Abaixo da Faixa de Opções.

Para adicionar um botão Limpar Grade à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido:
  1. Clique na seta à direita da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e escolha Mais Comandos.
  2. No menu na parte superior, escolha Todos os comandos.
  3. Na lista de comandos, selecione Limpar grade.
  4. Clique em Adicionar.
  5. Clique em OK.



A partir deste ponto, você poderá selecionar o botão Limpar Grade (X) na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido no Modo Design em uma consulta.

Abaixo está a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido com o botão Limpar Grade (X):


10. Exibindo totais na Visualização de Folha de Dados


Agora você pode exibir totais automaticamente na Visualização de folha de dados:
  1. Vá para a Visualização de folha de dados.
  2. Clique no botão Totais na guia Início da Faixa de Opções. Uma linha Total é adicionada à folha de dados.
  3. Clique na coluna que você deseja totalizar na linha Total e selecione uma função na lista suspensa. O Access calcula o total automaticamente.



Existem muitas outras dicas e truques para trabalhar com consultas selecionadas, mas esses são um ótimo conjunto para começar.