Por onde começo?

Uma regra geral para criar um banco de dados (ou um recurso de banco de dados) é prever a solução mínima necessária para satisfazer a meta. Mantê-lo simples se aplica especialmente aos iniciantes. Se você deseja criar um sistema para rastreamento de leads de vendas, não adicione a criação de um banco de dados de atendimento ao cliente ou sistema de cobrança ao mesmo tempo. Então, quando seu novo aplicativo estiver funcionando bem, você poderá adicionar novos recursos e integrar outros aspectos de negócios ao design.

Antes de começar, é uma boa prática planejar seu desenvolvimento para que você possa sempre visualizar seus objetivos e evitar obstáculos desnecessários. Envolver os membros de sua equipe também ajudará a definir o projeto, bem como aumentar a adesão ao uso de um novo sistema.

Os designs de banco de dados do MS Access devem sempre começar com alguns conceitos simples relacionados à sua organização:

1. Defina as metas

Quais desafios o banco de dados resolverá?

• Como a organização se beneficiará? ou seja, agilizando o processo, aplicando caminhos estritos de trabalho, manutenção de registros de fonte única
• Como os usuários se beneficiarão? ou seja, dados organizados, recuperação mais rápida de dados, entrada de dados menos redundante
• Como os clientes se beneficiarão? ou seja, relatórios abrangentes/consistentes, atendimento ao cliente mais rápido, melhor rastreamento do histórico

2. Defina os fluxos de trabalho no papel

• Anote as etapas necessárias em seu fluxo de trabalho ideal. Por exemplo, em um sistema de rastreamento de leads de vendas, anote a lista completa das etapas ideais de um lead de vendas até o fechamento de uma venda. Pode haver exceções ao caminho ideal que precisam ser abordadas. Muitas vezes, é uma boa ideia abordar essas exceções uma vez que o novo sistema funcione bem na maioria dos casos.

3. Crie tabelas e campos de dados em papel

• As tabelas são os blocos de construção do banco de dados e devem incluir todos os dados que você espera gerenciar em seu novo sistema. Normalmente, todos os pontos de dados incluídos em seus formulários e relatórios serão representados em um campo dentro de uma tabela. Em um banco de dados de acompanhamento de leads de vendas, você pode incluir tabelas e campos como:

1. 1. 1. Organização – Incluindo Nome da Organização, Endereço, Endereço2, Cidade, Estado, CEP, Telefone, etc.
      2. Contato – Incluindo Nome, Sobrenome, Telefone, E-mail, etc.
      3. Fonte principal – incluindo nome da fonte, etc.
      4. Status do lead – incluindo status etc.
      5. Detalhes do lead – data do lead, produto ou serviço de interesse, notas, etc.
      6. Membro da equipe – iniciais, nome, sobrenome, etc.

4. Crie formulários e relatórios em papel

• Seus formulários e relatórios serão suas portas de entrada para colocar dados no sistema, gerenciar os dados que estão no sistema e extrair dados do sistema. Reúna todos os formulários e relatórios aplicáveis ​​que você já usa ou esboce os que você precisará. Certifique-se de que todos os seus dados essenciais sejam capturados nesses documentos.

Em nosso próximo artigo, discutiremos como criar suas tabelas no MS Access.