Access
 sql >> Base de Dados >  >> RDS >> Access

Introdução a C


Importação/Exportação de Dados do Microsoft Access

Introdução

O Microsoft Access suporta vários cenários de importação e exportação de dados, de e para bancos de dados MS Access, de e para arquivos de texto, de e para planilhas, etc. Antes de importar, você deve criar um banco de dados que receberá os registros.

A principal maneira de importar ou exportar é por meio da página de propriedades Dados Externos da Faixa de Opções. Você também pode clicar com o botão direito do mouse em qualquer objeto no Painel de Navegação, posicionar o mouse em Importar ou Exportar e clicar na opção desejada.

Aprendizagem prática:introdução à importação/exportação de dados
  1. Iniciar o Microsoft Access
  2. Clique em Banco de dados da área de trabalho em branco
  3. Defina o nome do arquivo como FunDS2
  4. Clique em Criar
  5. Na faixa de opções, clique em Arquivo e clique em Opções
  6. Na lista à esquerda, clique em Banco de dados atual
  7. Na lista à direita, clique em Janelas sobrepostas
  8. Clique em OK
  9. Leia a caixa de mensagem e clique em OK
  10. Na tabela padrão, clique duas vezes em ID para colocar no modo de edição, pressione F2 e pressione Home, digite SoldItem (para obter SoldItemID) e pressione Enter
  11. Na seção Exibições da Faixa de Opções, clique em Exibir (ou Exibição de Design)
  12. Defina o nome como SoldItems e clique em OK
  13. Complete a tabela com os seguintes campos (altere apenas as partes indicadas):
    Nome do campo Tipo de dados Tamanho do campo Formato Legenda SoldItemID Vendido ID do item ReceiptNumber Número do recibo # ItemNumber Número Item # Fabricante 40 Categoria 25 Subcategoria 25 Subcategoria ItemName 100 Nome do item ItemSize 20 Tamanho PurchasePrice Number Preço de compra fixo duplo
  14. Fechar a tabela
  15. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  16. Para criar uma nova tabela, na Faixa de Opções, clique em Criar e, na seção Tabelas, clique em Design de Tabela
  17. Tipo ReciboNúmero e pressione Tab
  18. Clique com o botão direito do mouse em ReceiptNumber e clique em Chave primária
  19. Crie os campos da seguinte forma:
    Nome do campo Tipo de dados Tamanho do campo Formato Legenda ReceiptNumber Número Inteiro Longo Recibo # EmployeeNumber Número Inteiro Longo Funcionário # ShoppingDate Data/Hora Data Longa Data de Compra ShoppingTime Data/Hora Longo Tempo Tempo de Compra VendasNúmero Total de Vendas Fixas Duplas Total de Vendas Quantidade Licitada Número Proposto Duplo Valor Fixo Licitado
  20. Fechar a tabela
  21. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  22. Defina o nome da tabela como ShoppingSessions e clique em OK
  23. Na faixa de opções, clique em Arquivo e clique em Novo
  24. Clique em Banco de dados da área de trabalho em branco
  25. Defina o nome do arquivo como Centro de treinamento do computador
  26. Clique em Criar
  27. Na faixa de opções, clique em Arquivo e clique em Opções
  28. Na lista à esquerda, clique em Banco de dados atual
  29. Na lista à direita, clique em Janelas sobrepostas
  30. Clique em OK
  31. Leia a caixa de mensagem e clique em OK

Importando um banco de dados do Microsoft Access

O tipo mais simples de dados para importar para um banco de dados do Microsoft Access é outro banco de dados do MS Access. Para importar um banco de dados do Microsoft Access:
  • Se o Painel de Navegação contiver pelo menos uma tabela, clique com o botão direito do mouse em uma tabela. Posicione o mouse em Importar e clique em Acessar Banco de Dados


  • Na seção Importar e vincular da Faixa de Opções, clique no botão Acessar

Na caixa de diálogo, se você souber o caminho para o banco de dados, incluindo seu nome, digite-o. Caso contrário, clique no botão Procurar para selecionar o banco de dados de origem. Depois de especificar o banco de dados, clique em OK. A caixa de diálogo Importar objetos será exibida. Os objetos são organizados por categorias. Selecione os objetos desejados. Além dos objetos, você pode importar ou ignorar aspectos como os relacionamentos e outras opções do Painel de Navegação. Para decidir, clique no botão Opções e selecione as opções desejadas:



Quando estiver pronto, clique em OK. Se os objetos no banco de dados fossem válidos (e deveriam ser), você não deveria ter nenhum problema.

Aprendizado prático:importando um banco de dados do Microsoft Access
  1. Na Faixa de Opções, clique em Dados Externos
  2. Na seção Importar e vincular da Faixa de Opções, clique no botão Acessar
  3. Na caixa de diálogo, clique no botão Procurar
  4. Nos recursos que acompanham essas lições, selecione CTC e clique em Abrir
  5. Na caixa de diálogo, clique em OK
  6. Na página de propriedades Tabelas, clique em Selecionar tudo

  7. Clique na guia Formulários e clique em Selecionar tudo
  8. Clique em OK
  9. Quando os objetos forem importados, na caixa de diálogo, clique em Fechar

Exportando um banco de dados do Microsoft Access

Existem várias maneiras de exportar os registros de um banco de dados do Microsoft Access. Uma maneira é exportar formalmente uma tabela.

Para exportar um objeto:
  • No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que contém os registros, posicione o mouse na exportação e clique em Acessar
  • No Painel de Navegação, clique na tabela que contém os registros para selecioná-la. Na seção Exportar da Faixa de Opções, clique no botão Acessar

Na primeira página do assistente, se você souber o caminho para o banco de dados, incluindo seu nome, digite-o ou clique no botão Procurar para selecionar o banco de dados de destino. Depois de especificar o banco de dados, clique em OK. Isso exibiria a caixa de diálogo Exportar. Permite especificar o nome do objeto que receberá os registros ou o objeto que seria criado. Você também pode especificar o que seria exportado:apenas a estrutura da tabela ou tanto a estrutura quanto os registros:



A técnica acima permite exportar um objeto ou um objeto por vez. Se você deseja exportar todo o banco de dados, na Faixa de Opções, clique em Arquivo e clique em Salvar como:



Esta janela permite selecionar o tipo de formato que o novo banco de dados deve ter. A janela oferece oito opções que você pode usar. Para usar uma opção, clique nela e clique em Salvar como ou clique duas vezes nela.

Se você deseja salvar o banco de dados no formato atual do Access 2007-2016, selecione Access Database. Isso abriria a caixa de diálogo Salvar como. Especifique o nome e o local do novo banco de dados e clique em Salvar.

Se você deseja criar um banco de dados do Microsoft Access 97-2000, clique em Access 2000 Database. Isso criaria um arquivo com .mdb extensão. Esses são bancos de dados compatíveis com Microsoft Access 97 e Microsoft Office Access 2000. Não há nada de ruim ou errado com essas versões de bancos de dados e eles ainda são valiosos hoje. Eles simplesmente não suportam alguns recursos, como expressões, anexos, etc. em uma tabela:



Nas versões de banco de dados MDB, as expressões não podem ser criadas em tabelas, mas podem ser criadas em outros tipos de objetos.

Microsoft Access e planilhas

Importando uma planilha

Existem várias maneiras de importar uma planilha para um banco de dados do Microsoft Access. A planilha pode vir de qualquer aplicativo, incluindo Microsoft Excel, Planilhas Google, CSV, etc.

Se você planeja importar uma planilha do Microsoft Excel ou uma planilha do Google, deve primeiro prepará-la. Uma maneira é garantir que toda a planilha esteja organizada como uma única tabela. Nesse caso, a parte superior da planilha deve conter as categorias que podem ser usadas/consideradas como cabeçalhos de coluna. Nenhum texto não organizado (texto que não é considerado pertencente à tabela) deve ser exibido acima dos cabeçalhos. Os valores podem ser exibidos em cada cabeçalho. Aqui está um exemplo:



Nenhum texto não organizado (texto que não seja considerado como pertencente à tabela) deve ser exibido abaixo dos registros).

Quando o documento estiver pronto, para importá-lo:
  • Se o Painel de Navegação contiver pelo menos uma tabela, clique com o botão direito do mouse em uma tabela no Painel de Navegação, posicione o mouse em Importar e clique em Excel
  • Na seção Importar e vincular da Faixa de Opções, clique no botão Excel

Na caixa de diálogo, especifique o caminho e o nome da planilha e clique em OK. Isso iniciaria um assistente. Na primeira página, selecione o nome da planilha que contém os dados.

Aprendizado prático:importando uma planilha do Microsoft Excel
  1. Na faixa de opções, clique em Arquivo e clique em Abrir
  2. Na lista de arquivos, clique em FunDS2
  3. Na Faixa de Opções, clique em Dados Externos
  4. Na seção Importar e vincular, clique no botão Excel
  5. Clique no botão Procurar
  6. Nos recursos que acompanham essas lições, selecione Fun Department Store e clique em Abrir

  7. Clique em OK

  8. Na primeira página do assistente, certifique-se de que a Plan1 esteja selecionada e clique em Avançar. Uma caixa de mensagem pode ser exibida. Leia e clique em OK

  9. Na segunda página do assistente, verifique se Primeira linha contém cabeçalhos de coluna está marcada e clique em Avançar
  10. Na terceira página do assistente, conforme a coluna ItemNumber é selecionada, clique na seta da caixa de combinação Data Type e selecione Long Integer

  11. Clique em DateInStore ou em qualquer célula abaixo dela e verifique se o tipo de dados é Data com hora
  12. Clique em UnitPrice e verifique se o Data Type está definido como Double
  13. Clique em Avançar
  14. Clique na seta da caixa de combinação e selecione ItemNumber

  15. Clique em Avançar
  16. Substitua o nome Importar para tabela por StoreItems

  17. Clique em Concluir
  18. Na caixa de diálogo, clique em Fechar
  19. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela StoreItems e clique em Modo Design
  20. Altere as seguintes características dos campos:
    Nome do campo Tamanho do campo Formatar Legenda ItemNúmero Número do item DateInStore Data na Loja Fabricante 40 Categoria 25 Subcategoria 25 Subcategoria ItemName 100 Nome do item ItemSize 20 Tamanho Preço unitário duplo fixo Preço unitário
  21. Fechar a tabela
  22. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  23. Você também receberá uma caixa de mensagem indicando que alguns dados podem ser perdidos. Leia e clique em Sim

Importando uma planilha nomeada

Se a planilha contiver uma mistura de seções ou grupos organizados e não organizados, você deve criar nomes para os grupos de registros necessários.

Aprendizado prático:importando uma planilha do Microsoft Excel
  1. Iniciar o Microsoft Excel
  2. Nos recursos que acompanham essas lições, abra a pasta de trabalho Fun Department Store
  3. Na parte inferior, clique em Planilha2
  4. Clique em Employee # e digite EmpolyeeNumber
  5. Substituir Nome por Nome
  6. Substituir nome por sobrenome
  7. Selecione as células de EmployeeNumber até o último Sales Associates

  8. Na faixa de opções, clique em Fórmulas
  9. Na seção Nomes definidos, clique em Definir nome
  10. Substitua o nome sugerido por Funcionários

  11. Clique em OK
  12. Fechar o Microsoft Excel
  13. Quando perguntado se deseja salvar, clique em Salvar e retorne ao Microsoft Access
  14. Na Faixa de Opções, clique em Dados Externos, se necessário.
    Na seção Importar e vincular, clique no botão Excel
  15. Clique no botão Procurar
  16. Selecione a planilha da Fun Department Store que você alterou acima e clique em Abrir
  17. Na caixa de diálogo Obter dados externos, clique em OK
  18. Na primeira página do assistente, clique no botão de opção Mostrar intervalos nomeados

  19. Certifique-se de que Funcionários estejam selecionados e clique em Avançar
  20. Na segunda página do assistente, clique em Primeira linha contém cabeçalhos de coluna e clique em Avançar
  21. Na terceira página do assistente, conforme a coluna EmployeeNumber é selecionada, clique na seta da caixa de combinação Data Type e selecione Long Integer

  22. Clique em Avançar
  23. Clique na seta da caixa de combinação e selecione EmployeeNumber

  24. Clique em Avançar

  25. Aceite o nome da tabela como Funcionários e clique em Concluir
  26. Na caixa de diálogo, clique em Fechar
  27. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela Funcionários e clique em Visualização de design
  28. Altere as seguintes características dos campos:
    Nome do campo Tipo de dados Tamanho do campo Expressão Legenda EmployeeNumber Número Funcionário # Nome 20 Nome Sobrenome 20 Sobrenome EmployeeName [FirstName] &" " &[LastName] Nome do funcionário Título 100
  29. Fechar a tabela
  30. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  31. Você também receberá uma caixa de mensagem informando que alguns dados podem ser perdidos. Leia e clique em Sim

Copiando de uma planilha

Em vez de importar manualmente uma planilha, você pode selecionar os valores em uma planilha, copiá-los e colá-los em uma tabela no Microsoft Access.

Aprendizagem prática:copiando de uma planilha
  1. Inicie o Microsoft Excel e, na lista de arquivos, clique em Fun Department Store
  2. Clique na Planilha3
  3. Clique na célula B5
  4. Pressione e segure a tecla Shift
  5. Clique na célula G64
  6. Liberar turno
  7. Na faixa de opções do Microsoft Excel, clique em Página inicial
  8. Na seção Área de transferência, clique em Copiar
  9. No Microsoft Access, no Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela ShoppingSessions
  10. Clique com o botão direito do mouse na interseção dos cabeçalhos das colunas e dos cabeçalhos das linhas
  11. Clique em Colar
  12. Leia a caixa de mensagem do Microsoft Access e clique em Sim
  13. Voltar ao Microsoft Excel na Planilha3
  14. Clique na célula I5
  15. Pressione e segure a tecla Shift
  16. Clique na célula P165
  17. Liberar turno
  18. Na faixa de opções, clique em Página inicial e clique em Copiar
  19. Retorne ao Microsoft Access e clique duas vezes na tabela SoldItems no painel de navegação
  20. Na mesa, clique em Recibo #
  21. Pressione e segure a tecla Shift
  22. Preço unitário do clique
  23. Liberar turno
  24. Pressione Ctrl + V para colar
  25. Leia a caixa de mensagem e clique em Sim
  26. Feche as duas tabelas
  27. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em qualquer uma das tabelas, posicione o mouse em Importar e clique em Acessar Banco de Dados
  28. Clique em Procurar
  29. Localize e selecione o banco de dados FunDS1 das lições anteriores (caso contrário, nos recursos que acompanham essas lições, selecione FunDS2) e clique em Abrir
  30. Na caixa de diálogo, clique em OK
  31. Na caixa de diálogo Importar objetos, clique em Formulários
  32. Clique em Selecionar tudo
  33. Clique em OK
  34. Quando os formulários forem importados, na caixa de diálogo, clique em Fechar

Exportando para uma planilha do Microsoft Excel

transferir dados do Microsoft Access para uma planilha envolve copiar e colar. Para começar, no Microsoft Access, você pode abrir uma tabela no Modo Folha de Dados e selecionar um, alguns ou todos os registros. Depois de selecionar os registros, você pode copiá-los, abrir o Microsoft Excel, clicar na célula que hospedaria o valor superior esquerdo e colar.

Outra técnica consiste em exportar, e você pode fazer isso sem antes abrir a tabela:
  • Antes de exportar uma tabela, no Painel de Navegação, clique na tabela. Em seguida, na Faixa de Opções, clique em Dados Externos. Na seção Exportar, clique no botão Excel
  • No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela desejada, posicione o mouse em Exportar e clique em Excel

Isso abriria a caixa de diálogo Exportar - Planilha do Excel com o caminho onde o arquivo será salvo. A pasta padrão é Meus Documentos:



Aprendizado prático:exportando dados como uma planilha
  1. Na faixa de opções, clique em Arquivo e clique em Abrir
  2. Na lista de arquivos, clique em Computer Training Center
  3. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela CourseSchedules, posicione o mouse em Exportar e clique em Excel
  4. Clique no botão Procurar e selecione a pasta (Meus) Documentos
  5. Clique em OK
  6. Na caixa de diálogo, clique em Fechar

Microsoft Access e arquivos de texto

Importando um arquivo de texto

Você pode criar uma tabela usando dados de um arquivo de texto. Se você estiver criando o arquivo (texto) no Bloco de Notas, a delimitação de um campo geralmente é feita pressionando Tab após criar o conteúdo dos campos. Para importar um arquivo de texto no Microsoft Access:
  • Na seção Importar da Faixa de Opções, clique no botão Arquivo de Texto
  • Se você criou anteriormente uma tabela que receberia os valores, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse nessa tabela, posicione o mouse em Importar e clique em Arquivo de texto curto

Aprendizado prático:importando um documento de texto
  1. Para iniciar um novo banco de dados, na Faixa de Opções, clique em Arquivo e clique em Novo
  2. Clique em Banco de dados da área de trabalho em branco
  3. Defina o nome como Monson University1
  4. Clique em Criar
  5. Na faixa de opções, clique em Arquivo e clique em Opções
  6. Na lista à esquerda, clique em Banco de dados atual
  7. Na lista à direita, clique em Janelas sobrepostas
  8. Clique em OK
  9. Na Faixa de Opções, clique em Dados Externos e, na seção Importar e Vincular, clique em Arquivo de Texto
  10. Na caixa de diálogo Obter dados externos - arquivo de texto, clique no botão Procurar
  11. Localize os recursos que acompanham essas lições e selecione o arquivo Departments.txt
  12. Clique em Abrir
  13. Na caixa de diálogo, clique em OK
  14. Na primeira página do Assistente de importação de texto, aceite que o texto seja Delimitado e clique em Avançar
  15. Na segunda página, aceite que o delimitador seja definido como Tab.
    Clique na caixa de seleção Primeira linha contém nomes de campo

  16. Clique em Avançar
  17. Na terceira página do assistente, clique em Avançar
  18. Clique na seta da caixa de combinação e selecione DepartmentCode
  19. Clique em Avançar
  20. Aceite o nome da tabela como Departamentos e clique em Concluir
  21. Quando os registros forem importados, clique em Fechar
  22. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela Departamentos e clique em Visualização de design
  23. Altere as seguintes características dos campos:
    Nome do campo Tamanho do campo Código de departamento 5 DepartmentName 100
  24. Fechar a tabela
  25. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  26. Você também receberá uma caixa de mensagem informando que alguns dados podem ser perdidos. Leia e clique em Sim
  27. Na Faixa de Opções, clique em Dados Externos e, na seção Importar e Vincular, clique em Arquivo de Texto
  28. Na caixa de diálogo Obter dados externos - arquivo de texto, clique no botão Procurar
  29. Nos recursos que acompanham essas lições, selecione o arquivo Employees.txt e clique em Abrir
  30. Na caixa de diálogo, clique em OK
  31. Na primeira página do Assistente de importação de texto, aceite que o texto seja Delimitado e clique em Avançar
  32. Na segunda página, aceite que o delimitador seja definido como Tab e clique em Primeira linha contém nomes de campo

  33. Clique em Avançar
  34. Na terceira página do assistente, conforme EmployeeNumber é selecionado, clique na seta da caixa de combinação Data Type e selecione Short Text
  35. Clique em Avançar
  36. Clique na seta da caixa de combinação e selecione EmployeeNumber
  37. Clique em Avançar
  38. Aceite o nome da tabela como Funcionários e clique em Concluir
  39. Quando os registros forem importados, clique em Fechar
  40. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela Funcionários e clique em Visualização de design
  41. Altere as seguintes características dos campos:
    Nome do campo Tamanho do campo Legenda FuncionárioNúmero 10 Nome 25 Nome MiddleName 25 Sobrenome 25 Sobrenome Código de departamento 5 Título 100
  42. Fechar a tabela
  43. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  44. Você também receberá uma caixa de mensagem informando que alguns dados podem ser perdidos. Leia e clique em Sim
  45. Na Faixa de Opções, clique em Dados Externos e, na seção Importar e Vincular, clique em Arquivo de Texto
  46. Na caixa de diálogo Obter dados externos - arquivo de texto, clique no botão Procurar
  47. Nos recursos que acompanham essas lições, selecione o arquivo Majors.txt e clique em Abrir
  48. Na caixa de diálogo, clique em OK
  49. Na primeira página do Assistente de importação de texto, aceite que o texto seja Delimitado e clique em Avançar
  50. Na segunda página, aceite que o delimitador seja definido como Tab e clique em Primeira linha contém nomes de campo

  51. Clique em Avançar
  52. Na terceira página do assistente, clique em Dean
  53. Clique na seta da caixa de combinação Tipo de dados e selecione Texto curto
  54. Clique em Avançar
  55. Clique na seta da caixa de combinação e selecione MajorID
  56. Clique em Avançar
  57. Aceite o nome da tabela como Majors e clique em Concluir
  58. Quando os registros forem importados, clique em Fechar
  59. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela Funcionários e clique em Visualização de design
  60. Altere as seguintes características dos campos:
    Nome do campo Tamanho do campo MajorID Maior 100 Reitor 10
  61. Fechar a tabela
  62. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  63. Você também receberá uma caixa de mensagem informando que alguns dados podem ser perdidos. Leia e clique em Sim
  64. Na Faixa de Opções, clique em Dados Externos e, na seção Importar e Vincular, clique em Arquivo de Texto
  65. Na caixa de diálogo Obter dados externos - arquivo de texto, clique no botão Procurar
  66. Nos recursos que acompanham essas lições, selecione o arquivo Minors.txt e clique em Abrir
  67. Na caixa de diálogo, clique em OK
  68. Na primeira página do Assistente de importação de texto, aceite que o texto seja Delimitado e clique em Avançar
  69. Na segunda página, aceite que o delimitador seja definido como Tab e clique em Primeira linha contém nomes de campo
  70. Clique em Avançar
  71. Na terceira página do assistente, clique em Avançar
  72. Clique na seta da caixa de combinação e selecione MinorID
  73. Clique em Avançar
  74. Aceite o nome da tabela como Menores e clique em Concluir
  75. Quando os registros forem importados, clique em Fechar
  76. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela Funcionários e clique em Visualização de design
  77. Altere as seguintes características dos campos:
    Nome do campo Tamanho do campo MinrID Menor 100
  78. Fechar a tabela
  79. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  80. Você também receberá uma caixa de mensagem informando que alguns dados podem ser perdidos. Leia e clique em Sim
  81. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em Tabela1, posicione o mouse em Importar e clique em Arquivo de Texto
  82. Na caixa de diálogo Obter dados externos - arquivo de texto, clique no botão Procurar
  83. Localize os recursos que acompanham essas lições e selecione o arquivo Students.txt
  84. Clique em Abrir
  85. Na caixa de diálogo, clique em OK
  86. Na primeira página do Assistente de importação de texto, aceite que o texto seja Delimitado e clique em Avançar

  87. Na segunda página, aceite que o delimitador seja definido como Vírgula ou Tabulação e clique em Avançar
  88. Na segunda página do assistente, clique em Primeira linha contém nomes de campo

  89. Clique em Avançar
  90. Como StudentNumber é selecionado, clique na seta da caixa de combinação Data Type e selecione Short Text

  91. Clique em Avançar
  92. Clique na seta da caixa de combinação e selecione StudentNumber

  93. Clique em Avançar
  94. Aceite o nome da tabela como Alunos e clique em Concluir
  95. Quando os registros forem importados, clique em Fechar
  96. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela Alunos e clique em Visualização de design
  97. Altere as seguintes características dos campos:
    Nome do campo Tamanho do campo Legenda AlunoNúmero 12 Aluno # Nome 25 Nome MiddleName 25 Sobrenome 25 Sobrenome Data de Nascimento Sexo 20 Endereço 120 Cidade 40 Estado 50 CEP 20 CEP
  98. Fechar a tabela
  99. Quando perguntado se você deseja salvar, clique em Sim
  100. Você também receberá uma caixa de mensagem informando que alguns dados podem ser perdidos. Leia e clique em Sim

Exportando um arquivo de texto

Para salvar uma tabela como texto:
  • No Painel de Navegação, clique na tabela que deseja exportar. Na seção Exportar da Faixa de Opções, clique no botão Arquivo de Texto
  • No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que contém os dados, posicione o mouse em Exportar e clique em Arquivo de texto curto

Isso abriria a caixa de diálogo Exportar - Arquivo de texto com o nome do arquivo usando a extensão .txt. Basta seguir o assistente:



Microsoft Access e XML

Importando um arquivo XML

Um arquivo XML é essencialmente um documento feito de pelo menos uma tabela. Um arquivo XML típico começa com um nó raiz:
<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:
<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Aqui está um exemplo:
<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:
<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document
  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:
  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:



If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:



This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:
  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:



After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document
  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. Para fazer isso:
  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:
  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introdução

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:
  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:



And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:



After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge
  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder



Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:



Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:



After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:
  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor


  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful



Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)


As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introdução

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:



In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:



In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:



After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database
  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access