Janelas especiais para seleção de dados e filtragem de registros
Filtrando por valor
Em uma tabela típica, cada coluna tem um ou mais valores. Conforme mencionado em nossa introdução à classificação, uma coluna pode ter o(s) mesmo(s) valor(es) ocorrendo repetidamente, enquanto outra coluna pode ter um valor diferente para cada registro. Para ajudá-lo a selecionar um valor que se repete em um campo, o Microsoft Access fornece uma janela conveniente com a lista de valores em que cada um é exclusivo. Para exibir essa lista:
- Clique em um cabeçalho de coluna ou em qualquer célula em uma coluna para uma tabela ou consulta, ou clique em um controle ou no rótulo que o acompanha em um formulário. Em seguida, na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções, clique no botão Filtrar
- Em uma tabela ou consulta, clique no botão apontando para baixo no lado direito da legenda da coluna
Em ambos os casos, uma janela seria exibida, contendo os valores da coluna na qual a ação foi executada. Cada valor tem uma caixa de seleção:
Na janela que surge, além dos valores da coluna, estão os itens (Selecionar Tudo) e (Brancos) (os valores das colunas na caixa de seleção marcada estão organizados em ordem alfabética; Selecionar Tudo e em Branco estão em parênteses porque não são considerados para a ordem alfabética). Para dispensar a janela, pressione Esc ou clique em Cancelar.
Quando a janela aparecer, para selecionar apenas um valor cujos registros devem ser exibidos, desmarque a caixa de seleção de (Selecionar tudo):
Em seguida, clique na caixa de seleção no item desejado. Aqui está um exemplo:
Em seguida, clique em OK. Isso exibiria apenas os registros que compartilham o valor que tinha a caixa de seleção:
Da mesma forma, você pode mostrar apenas campos vazios selecionando a opção (Em branco).
Para remover o filtro, vimos que você pode clicar no botão Toggle Filter
na Faixa de Opções. Uma alternativa é clicar no botão Filtrado 
na parte inferior de uma tabela, consulta ou formulário. Como alternativa, exiba a janela novamente, clique na opção (Selecionar tudo) e clique em OK. 
Aprendizado prático:Filtrando por um valor - Inicie o Microsoft Access e abra o banco de dados Altair Realtors2 da lição anterior
- No Painel de Navegação, clique duas vezes no formulário Propriedades para abri-lo
- No formulário, clique em Condição
- Se necessário, na Faixa de Opções, clique em Página inicial.
Na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções, clique em Filtrar - Na lista exibida, clique em (Selecionar tudo) para desmarcar todas as caixas de seleção
- Clique na caixa de seleção Excelente
- Clique em OK
- Navegue para várias propriedades e observe que apenas aquelas em excelente estado são exibidas
- Na faixa de opções, clique em Alternar filtro
Filtrando por formulário
Além das técnicas e janelas que usamos até agora para análise de dados, o Microsoft Access oferece outro recurso conhecido como filtragem por formulário. Para iniciá-lo, abra uma tabela ou consulta no Modo Folha de Dados ou um formulário no Modo Formulário ou no Modo Layout. Na Faixa de Opções, clique em Início. Na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções, clique em Avançado e clique em Filtrar por Formulário . A tabela, consulta ou formulário ficaria vazio e todos os registros ficariam ocultos:
Para selecionar um valor, clique na célula abaixo do cabeçalho da coluna. Uma caixa de combinação surgiria. Clique na seta dessa caixa de combinação para exibir seus valores:
A caixa de combinação inclui cada valor distinto da coluna. Se alguns registros estiverem vazios, haverá um primeiro campo em branco vazio na lista. Para filtrar os registros, selecione o espaço em branco ou o valor desejado na lista. Como alternativa, a caixa de combinação é uma caixa de texto editável. Isso significa que, em vez de selecionar um valor da lista, você pode digitar uma expressão booleana.
Após fazer uma seleção ou digitar a expressão, para aplicar o filtro:
- Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna na tabela ou consulta ou no controle (ou no rótulo que o acompanha) no formulário e clique em Aplicar filtro/classificação
- Na seção Classificar e filtrar da faixa de opções, clique no botão Alternar filtro
- Na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções, clique em Avançado e clique em Aplicar Filtro/Classificação
Essa ação faria com que a tabela, consulta ou formulário exibisse os resultados.
Após a filtragem, o valor (critério) é armazenado na memória e você pode filtrar novamente quantas vezes quiser. Caso contrário, você pode remover o filtro. Para fazer isso:
- Clique com o botão direito do mouse em uma célula da coluna na qual a filtragem foi realizada em uma tabela ou consulta ou clique com o botão direito do mouse no controle (ou no rótulo que o acompanha) no formulário e clique em Limpar filtro de ... (isso é seguido pelo nome do campo ou controle)
- Na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções, clique no botão Alternar Filtro
- Clique em qualquer célula da tabela ou consulta ou clique em qualquer controle no formulário. Na seção Classificar e filtrar da faixa de opções, clique em Avançado e clique em Limpar todos os filtros
Aprendizado prático:Filtrando por formulário - Se necessário, na Faixa de Opções, clique em Página inicial.
Na faixa de opções, clique em Avançado e clique em Filtrar por formulário - Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do formulário e clique em Limpar grade
- Clique em Histórias, clique na seta da caixa de combinação exibida e selecione 3
- Clique com o botão direito do mouse em uma área desocupada do formulário e clique em Aplicar filtro/classificação
- Navegue para diferentes registros. Observe que apenas as propriedades que possuem 3 níveis são exibidas
- Fechar o formulário
- Abra o banco de dados StatesStatistics3 da lição anterior
- Na faixa de opções, clique em Criar e clique em Design de consulta
- Na tabela Mostrar, clique em Estados, clique em Adicionar e clique em Fechar
- Na lista superior, clique duas vezes em StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital e Region
- Visualize os resultados na Visualização de folha de dados
- Na faixa de opções, clique em Avançado e clique em Filtrar por formulário
- Clique na célula abaixo de Região
- Clique na seta da caixa de combinação e selecione Nova Inglaterra
- Para executar, na Faixa de Opções, clique no botão Alternar Filtro
- Na guia Início da Faixa de Opções, altere as seguintes características:
Altere as seguintes características:
Nome da fonte:Bookman Old Style (se você não tiver essa fonte, selecione Times New Roman)
Cor da fonte:Dourado, Acento 4, Mais claro 80% (Cores do tema:8ª coluna, 2ª linha)
Cor de fundo:azul, destaque 1, mais escuro 50% (cores do tema:5ª coluna, 6ª linha)
Cor da linha alternativa:azul, destaque 1 (cores do tema:5ª coluna, 1ª linha)
- Para alterar o filtro, na Faixa de Opções, clique no botão Alternar Filtro
- Na faixa de opções, clique em Avançado e clique em Filtrar por formulário
- Clique na célula abaixo de Região, pressione Home e digite <> (para obter <>"Nova Inglaterra" )
- Para executar, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da janela e clique em Aplicar filtro/classificação
- Para remover o filtro, clique no botão à direita de Região na janela e clique em Limpar filtro da região
- Na faixa de opções, clique em Avançado e clique em Filtrar por formulário
- Excluir <>"Nova Inglaterra"
- Clique na célula abaixo de Area in Sqr Miles e digite <=20000 e pressione Enter
- Para aplicar, na Faixa de Opções, clique em Avançado e clique em Aplicar Filtro/Classificação
- Na faixa de opções, clique em Avançado e clique em Filtrar por formulário
- Excluir a expressão <=20000
- Clique na célula abaixo de Data de Admissão ao Sindicato e digite BETWEEN #1/1/1880# AND #12/31/1920# e pressione Enter
- Aplique o filtro usando uma das técnicas que já usamos
- Na faixa de opções, clique em Avançado e clique em Filtrar por formulário
- Excluir a expressão na janela
- Clique na célula abaixo de Região e digite IN("mountain", "pacific", "new england") e pressione Enter
- Aplicar o filtro
- Feche a consulta sem salvá-la
A janela do filtro de objetos
Para ajudá-lo a definir uma condição para análise de dados, o Microsoft Access fornece uma janela semelhante ao modo de design de uma consulta. A janela permite que você selecione um ou mais campos e defina uma(s) condição(ões) nele(s). O nome dessa janela é uma combinação do nome do objeto do qual você a abriu, a palavra Filtro e um número incremental (1, 2, 3 e assim por diante).
Para abrir a janela Filtro de Objetos, exiba a tabela, consulta ou formulário no Modo Folha de Dados, o formulário no Modo Formulário ou no Modo Layout, ou o relatório no Modo Relatório ou no Modo Layout. Na Faixa de Opções, clique em Início. Na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções, clique em Avançado e clique em Filtro/Classificação Avançado... Uma janela como a Exibição de Design de uma consulta seria exibida.
Para usar o Filtro de Objetos, selecione (somente) as colunas nas quais deseja aplicar uma condição. Após selecionar uma coluna, na seção inferior da janela, na caixa Critérios correspondente à coluna, digite uma expressão booleana. Após selecionar uma coluna e definir uma condição, para aplicá-la:
- Clique com o botão direito do mouse na janela e clique em Aplicar filtro/classificação
- Na seção Classificar e Filtrar da Faixa de Opções, clique em Avançado e clique em Aplicar Filtro/Classificação
Para remover o critério anterior, clique com o botão direito do mouse na janela e clique em Limpar grade. Depois de usar a grade, você pode fechá-la e manter a tabela, consulta ou formulário aberto.
Aprendizado prático:Filtrando usando a janela Filtro de objetos - Abra o banco de dados da Monson University1 da Lição 24
- No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela Funcionários
- Altere as seguintes características:
Nome da fonte:Constantia (se você não tiver essa fonte, selecione Times New Roman)
Cor da Fonte:Branco
Cor de fundo:Mais cores:Vermelho:128, Verde:0, Azul:0
Cor da linha alternativa:marrom (cores padrão:6ª coluna, 1ª linha)
- Na Faixa de Opções, clique em Avançado e clique em Filtro/Classificação Avançado...
- Na seção superior, clique duas vezes em DepartmentCode
- Na seção inferior, clique na caixa Critérios da coluna DepartmentCode e digite fina
- Clique com o botão direito do mouse em uma área desocupada da janela e clique em Aplicar filtro/classificação
- Na Faixa de Opções, clique em Avançado e clique em Filtro/Classificação Avançado...
- Na parte inferior da janela, substitua DepartmentCode por Title
- Substitua fina por Como '*dean*' (o que significa que queremos todos os registros em que o título inclua a palavra Dean)
- Na faixa de opções, clique em Avançado e clique em Aplicar filtro/classificação...
- Fechar a tabela sem salvá-la
O construtor de consultas
A maioria dos formulários e relatórios usa uma tabela ou uma consulta existente como sua fonte de registro. Como alternativa, você pode especificar uma instrução SQL como a Origem do Registro de um formulário ou relatório. Se você conhece a instrução que deseja usar, pode digitá-la diretamente no campo Origem do Registro da Folha de Propriedades de um formulário ou relatório no Modo Design. Como alternativa, você pode clicar no botão de reticências
da fonte de registro. Isso abriria uma janela especial que se assemelha ao modo de design de uma consulta. Ele é chamado de Construtor de Consultas. Quando o Construtor de Consultas é exibido, a Faixa de Opções tem uma guia Design:
Como visto ao projetar uma consulta, após selecionar alguns campos e, opcionalmente, definir uma condição, se desejar visualizar o resultado, clique no botão Exibir
ou Executar 
. Quando terminar de criar a consulta, para retornar ao formulário ou relatório, clique no botão Fechar na Faixa de Opções. Você pode receber uma mensagem. Leia-o e clique em Sim. Depois de criar o formulário ou relatório, se você excluí-lo (o formulário ou o relatório), a instrução SQL também será perdida.
Aprendizagem prática:usando o Query Builder - Na faixa de opções, clique em Criar e clique em Design de formulário
- Na folha de propriedades, clique na guia Tudo, depois clique em Origem do registro e clique no botão de reticências
- Na caixa de diálogo Mostrar tabela, clique em Alunos, clique em Adicionar e clique em Fechar
- Na lista superior, clique duas vezes em StudentNumber, FirstName, LastName, Gender e MajorID
- Na parte inferior da janela, clique na caixa Critérios para MajorID e digite 1021
- Na faixa de opções, clique no botão Fechar
- Quando perguntado se você deseja salvar as alterações, clique em Sim
- Salve o formulário como Alunos de Ciência da Computação
- Na faixa de opções, clique em Design e clique em Adicionar campos existentes
- Na Lista de campos, clique duas vezes em StudentNumber, FirstName, LastName e Gender
- Na seção Controles da Faixa de Opções, clique na caixa de combinação e clique no formulário
- Na primeira página do assistente, verifique se a primeira rádio está selecionada e clique em Avançar
- Na segunda página do assistente, clique em Table:Majors e clique em Next
- Na terceira página do assistente, clique duas vezes em Principal e clique em Avançar
- Na quarta página do assistente, clique em Avançar
- Na 5ª página do assistente, clique em Avançar
- Na 6ª página do assistente, clique na seta da caixa de combinação e selecione MajorID
- Clique em Avançar e clique em Concluir
- Desenhe o formulário da seguinte forma:
- Salve e feche o formulário
- Fechar o Microsoft Access
