Suponha que você tenha um banco de dados do Access contendo os nomes e endereços de seus clientes. De vez em quando, você pode querer ou precisar enviar uma carta padrão para cada cliente que optou por receber essas correspondências. No entanto, você está ciente de que essas cartas terão uma aparência muito melhor e funcionarão muito mais efetivamente se forem personalizadas para cada destinatário em particular. Um exemplo básico disso é imprimir o nome e endereço do cliente na parte superior da carta e incluir o título e o sobrenome do cliente na linha de saudação. Podemos ir muito além disso, é claro, e incluir informações sobre a conta do cliente e até mesmo seus pedidos anteriores (se for o caso).
Existem duas maneiras de fazer isso. Poderíamos criar um relatório de acesso que é bom e bom. Afinal, os dados são armazenados no Access, então por que não criar uma carta por meio de tal relatório? Certamente é possível fazê-lo. No entanto, pode haver uma vantagem em mesclar os dados do cliente armazenados em uma tabela ou consulta do Access em um documento de processamento de texto do MS Word. É sem dúvida muito mais fácil sentar e redigir uma carta padrão bem apresentada usando o MS Word (do que criar o mesmo documento em um relatório do Access). Pode-se dizer que o Word é uma ferramenta melhor para esse trabalho específico.
Mail Merge O processo pelo qual os dados de uma tabela são integrados em um documento de processamento de texto é conhecido como mail merge . O exercício a seguir explica como usar as informações da tabela Access na Figura 1 abaixo.

Figura 1: O esquema da tabela do Access que usaremos.

Conectando a dados de acesso Esta primeira etapa do processo envolve conectar o MS Word ao banco de dados onde os dados do cliente estão armazenados. Estaremos trabalhando em um documento em branco aqui, mas normalmente você começaria compondo sua carta padrão. O objetivo deste exercício é mostrar como um documento do Word obtém acesso aos dados em uma tabela ou consulta do MS Access (em vez de como compor um documento do Word bem apresentado em si).

1. Abra o MS Word.
2. Clique no ícone SELECIONAR DESTINATÁRIOS. Isso está localizado no grupo START MAIL MERGE da faixa MAILINGS. Clicar no ícone revela um menu suspenso.
3. Selecione USAR LISTA EXISTENTE no menu suspenso.
4. Navegue até o local do seu banco de dados do Access (na janela que foi aberta) e clique duas vezes no nome do arquivo. Isso abre o formulário de diálogo SELECT TABLE no qual você vê todas as tabelas e consultas do seu banco de dados.

   Figura 2:A SELECT TABLE formulário de diálogo.

5. Clique duas vezes no nome da tabela ou consulta que contém os nomes e endereços dos clientes. Estamos interessados ​​no tblCustomer. O formulário de diálogo é então fechado. Agora você está pronto para selecionar quais campos usar em seu documento.

Acessando a Tabela ou os Campos de Consulta Agora nos conectamos ao banco de dados do Access e à tabela na qual os dados do cliente são armazenados. A próxima etapa do processo é inserir campos dessa tabela no próprio documento do Word. Vamos usar campos para inserir o endereço do cliente na parte superior da carta e para produzir uma linha de saudação. Se quiséssemos, também poderíamos ir mais longe e inserir dados da tabela com o texto principal da carta.

1. Clique no local do documento onde o campo deve ser inserido.
2. Clique na metade inferior do ícone do botão de divisão INSERT MERGE FIELD. Ele está localizado no grupo WRITE AND INSERT FIELDS da faixa MAILINGS. Uma lista suspensa de campos é exibida (veja a figura 3 abaixo).

   Figura 3: Inserir Campos de mala direta .

3. Selecione os clientes título campo da lista. Um título o espaço reservado para o campo agora aparece no documento.
4. Repita o passo 2, desta vez selecionando o campo sobrenome. Certifique-se de deixar um espaço entre os dois espaços reservados.
5. Vá para uma nova linha e repita a etapa 2 novamente, desta vez selecionando o primeiro campo de endereço. Repita esta etapa para cada um dos campos de endereço, cada campo em uma linha separada.
6. Desça duas linhas abaixo dos campos de endereço para inserir a linha de saudação. Digite uma saudação como "Prezado ", deixe um espaço e insira um título campo, seguido por outro espaço e, em seguida, o sobrenome campo

Seu documento deve ficar assim:

Figura 4: O Campo de mala direta Espaços reservados.

Mesclando dados de acesso Depois de adicionar os campos de mala direta ao documento, você está quase pronto para executar a mala direta. Antes de fazermos isso, no entanto, é uma boa ideia visualizar como os documentos ficarão depois que os dados forem mesclados. Faça isso clicando no ícone VISUALIZAR RESULTADOS na FITA DE CORREIO. Cada registro do banco de dados é então mesclado em um documento separado. Você pode percorrer cada um desses "registros de documentos" usando os botões de navegação no grupo VISUALIZAR RESULTADOS. Esta é a aparência do nosso documento quando visualizado:

Figura 5 (acima): Visualização do primeiro registro de dados mesclados.

Figura 6: TERMINE E MESTRE.

Agora podemos executar a mala direta. Faça isso clicando no botão FINISH AND MERGE (veja a figura 6 acima). Você tem então a opção de IMPRIMIR DOCUMENTOS ou EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUAIS. Fazer o último abre uma nova instância do Word contendo os documentos mesclados. Você está livre para fazer os ajustes que achar convenientes e imprimir quando estiver pronto.