Muitas empresas usam o Microsoft Excel para gerenciar seus dados, mas não sabem o que estão perdendo por não atualizar para um banco de dados! As planilhas podem parecer semelhantes aos bancos de dados, mas uma planilha não é tão poderosa quanto uma. Além disso, obter e retirar informações de uma planilha geralmente é tedioso e complicado. É necessária muita entrada manual de dados, e isso aumenta o risco de erros.


Se você deseja atualizar do Microsoft Excel para o Microsoft Access, está fazendo uma ótima escolha que permitirá que sua empresa seja mais segura e eficiente. Abaixo, compartilhamos algumas dicas sobre como obter o maior retorno do seu banco de dados do Access.


O MS Access é amigável. Você pode usá-lo sem ter que aprender uma linguagem de programação.


O Microsoft Access está disponível com sua assinatura do Office e você não precisa aprender uma linguagem de programação para usá-lo. O Access é considerado um aplicativo de banco de dados não técnico que é fácil de usar para uma pessoa comum. Na verdade, você pode usá-lo para criar aplicativos sem precisar de experiência em codificação.


Recomendamos mergulhar no Access e testar os recursos para se familiarizar com as diferenças entre um banco de dados e uma planilha. Mas, não gaste tempo tentando aprender uma nova linguagem de programação. Isso não é necessário para usar as funções básicas do Microsoft Access.


Use apenas o número de tabelas que seu aplicativo requer.


Não há um número “certo” de tabelas que você precisa em seu aplicativo. Use a quantidade apropriada – nem mais, nem menos. Usuários de banco de dados iniciantes tendem a usar poucas tabelas e acabam tentando amontoar muita informação em um único lugar. Por outro lado, alguns usuários criam dezenas de bancos de dados, quando na verdade precisam apenas de alguns.


Evite dados repetidos e redundantes.


Outra coisa que você deve evitar é repetir dados em uma única tabela. O design de banco de dados relacional lida com dados repetidos dividindo-os em uma tabela separada. Portanto, se você estiver numerando nomes de campos como Item 1, Item 2, Item 3 , etc., crie uma tabela separada para armazenar os dados.


O mesmo acontece com dados redundantes – evite! Dados redundantes não precisam estar em seu banco de dados e podem corromper seus dados. Por exemplo, se você tiver o nome de um cliente armazenado em duas tabelas e atualizar apenas uma das tabelas, os dados não serão mais confiáveis.


Use uma convenção de nomenclatura para evitar confusão.


Ao escolher uma convenção de nomenclatura para seus objetos de banco de dados, você deve mantê-la para evitar confusão. Dessa forma, todas as tabelas, colunas, restrições e outros objetos do banco de dados serão nomeados de maneira consistente e confiável. A boa notícia é que você pode escolher qualquer convenção de nomenclatura que desejar (dentro do razoável) – a chave é ser consistente.


Use nulos somente quando precisar.


Nulos são frequentemente usados ​​em excesso. O verdadeiro propósito de usar null é quando um campo de informação é realmente desconhecido. Isso é diferente de um campo que precisa ser deixado em branco. Por exemplo, ao preencher as linhas Endereço 1 e Endereço 2 em uma tabela, a linha Endereço 2 geralmente é deixada em branco. Mas, “em branco” é um valor conhecido, então você não precisa colocar null.


Consulte um especialista em consultoria do Microsoft Access.


Por fim, certifique-se de ter um especialista em tecnologia da Microsoft para consultar. À medida que sua empresa cresce e muda, suas necessidades de banco de dados também podem. É importante que seu banco de dados esteja sempre trabalhando para você e fornecendo dados seguros e consistentes. Ao fazer parceria com uma equipe de especialistas em banco de dados, você pode obter o máximo valor do seu banco de dados.


A Arkware fornece suporte ao Microsoft Access e serviços de substituição para empresas de todos os tamanhos. Agende sua consulta gratuita para discutir suas necessidades de banco de dados.