A maioria das novas organizações ou projetos passa rapidamente do gerenciamento de seu fluxo de trabalho em papel para o rastreamento de seus dados em planilhas. A próxima etapa lógica é implementar um banco de dados relacional que vincule adequadamente todos os seus dados e, em última análise, forneça muitos benefícios para o seu investimento.



O que um banco de dados pode fazer pela minha empresa?

• Organização: Um banco de dados pode ajudar a estruturar seus processos de negócios.
• Validação de dados: Um banco de dados permite regras de formatação para entrada de dados (ou seja, campos podem ser obrigatórios, ter formatação rígida, como número de telefone ou CEP, ou ter um número máximo de caracteres).
• Eficiência: Os bancos de dados eliminam a necessidade da entrada de dados redundante, típica das planilhas.
• Segurança de dados: Os bancos de dados têm mais segurança do usuário do que uma planilha na forma de acesso do usuário ao sistema e restrições de acesso aos dados visíveis.
• Relatórios: De forma bem simples, a geração de relatórios é muito mais robusta em um banco de dados em que intervalos de registros para um único cliente ou conjunto de dados podem ser gerados rapidamente.
• Pesquisando: Pelo mesmo motivo dos relatórios, a pesquisa por vários critérios é mais fácil com um banco de dados e permite que os usuários aprimorem rapidamente registros específicos.
• Compartilhamento de dados: Muitos usuários de banco de dados podem acessar o mesmo arquivo e dados ao mesmo tempo. Portanto, não há duplicação de arquivos, edições de usuários individuais e conflitos de formatação comuns em planilhas.
• Maior capacidade: Os bancos de dados acomodam um volume muito grande de dados. Em comparação, as planilhas são muito mais limitadas.
• Dados históricos: Dados mais antigos podem ser arquivados em um banco de dados muito mais fácil ou facilmente acessado para relatórios. Manter todos os dados históricos ativos provavelmente levaria os limites de uma planilha a ser muito grande e impraticável.

Por que escolher o MS Access em vez de outros bancos de dados?

• Popularidade: O MS Access é o banco de dados de desktop mais popular e vem como padrão em muitos pacotes do MS Office.
• Barato: O software MS Access é muito barato (sem incluir o tempo de desenvolvimento).
• Iniciação automática: Um usuário iniciante pode obter resultados úteis.

Quais são algumas limitações do MS Access?

• Falta de suporte: É comum que os primeiros esforços de desenvolvimento do MS Access sejam iniciados por um membro da equipe que já tenha uma responsabilidade em tempo integral. Quando esses membros da equipe não estão mais disponíveis ou deixaram a empresa, muitas vezes não há mais ninguém com experiência para continuar dando suporte ao banco de dados. Além disso, muitos consultores experientes estão optando pela aposentadoria ou migraram para soluções de banco de dados mais modernas; deixando um vazio para bancos de dados MS Access legados que precisam de suporte.
• Corrupção: Há muitos motivos pelos quais um arquivo de banco de dados do MS Access pode ser corrompido ou danificado. Tanto as falhas de hardware quanto os problemas de software são os culpados. Sem proteção adequada contra esses problemas, esses bancos de dados podem se tornar pouco confiáveis.
• Escalabilidade: Embora vários usuários sejam permitidos no MS Access, o banco de dados fica rapidamente sobrecarregado. Além disso, comparado a outros bancos de dados, o MS Access tem um limite baixo para a quantidade máxima de dados suportados.
• Falta de experiência do desenvolvedor: Muitos desenvolvedores do tipo "faça você mesmo" e não programadores rapidamente perdem a cabeça durante o desenvolvimento. Além disso, as decisões iniciais de design podem afetar fortemente a usabilidade e a capacidade de expansão do banco de dados no futuro.
• Atualizações: Muitos desafios, como incompatibilidade de versão, são frequentemente encontrados ao migrar dados atuais para o software atualizado.
• Servidor de arquivos: O MS Access é um aplicativo de servidor de arquivos (não um aplicativo de servidor de cliente). Isso significa que todo o banco de dados e o software residem na memória do computador de cada usuário. Isso é ineficiente e pode levar a erros e corrupção potencial.
• A complexidade é prevista: Se for esperado que o uso desse banco de dados se torne uma missão crítica ou atenda a uma necessidade muito maior do que o planejado originalmente, é recomendável buscar bancos de dados alternativos, como um projetado usando o SQL Server.
• Conformidade: Certas regras (como os requisitos da Lei Sarbanes-Oxley – SOX, HIPAA e PCI – Payment Card Industry) que se aplicam a muitas empresas garantem o uso de um banco de dados de ponta e totalmente auditável.

As necessidades de banco de dados de uma organização geralmente são imprevisíveis e mudam com o tempo. Bancos de dados saudáveis ​​são criados e eventualmente crescem e se modificam ao longo da vida de um negócio. Quando confrontados com esses desafios, os bancos de dados do MS Access geralmente continuam sendo usados ​​“como estão” e geralmente atendem bem o suficiente. No entanto, quando surge uma emergência, pode ser difícil encontrar suporte confiável e experiente. Portanto, é altamente recomendável planejar com antecedência os próximos estágios de desenvolvimento e contar com uma equipe experiente para ajudar. Seja uma pequena melhoria no banco de dados ou um plano completo para o futuro, o Arkware está pronto para ser seu guia!