Tutorial do Microsoft Access 2010, 2013, 2016 e 2019

1 Introdução ao Tutorial do MS Access 2010, 2013, 2016 e 2019

1.1 Público-alvo

1.2 Conhecimento pré-requisito

• Uso do mouse e do teclado
• Abrindo e salvando arquivos no disco rígido e no pen drive USB (pen drive), por exemplo
• Gerenciando arquivos em geral, incluindo a diferença entre letras de unidade, disco rígido etc.
• Executando programas a partir do menu Iniciar do Windows
• Minimizar, maximizar e redimensionar janelas

1.3 Executando o Microsoft Access em um Apple Mac

• Você pode configurar seu Mac para “Dual Boot” tanto no MacOS X quanto no Windows. Um produto que pode permitir isso é o software Apple BootCamp.
• Você pode executar o Windows OS “lado a lado” com o Mac OS X usando um computador “virtual” como o VirtualBox

Índice

• 1 Introdução ao Tutorial do MS Access
  • 1.1 Público-alvo
  • 1.2 Conhecimento pré-requisito
  • 1.3 Executando o Microsoft Access em um Apple Mac
• 2 Breve visão geral de bancos de dados relacionais e aplicativos de banco de dados
• 3 Um exemplo de negócios
• 4 Iniciando o Microsoft Access
• 4.1 Revisão de como iniciar o Microsoft Access
• 5 Criando e visualizando tabelas
  • 5.1 Criando uma tabela usando a visualização de design
  • 5.2 Exercício:criando uma tabela
  • 5.3 Como visualizar e adicionar dados a uma tabela
  • 5.4 Exercício:adicionando dados a uma tabela
  • 5.5 Criando relacionamentos entre tabelas
  • 5.6 Revisão da criação e visualização de tabelas
• 6 Criando e executando consultas
  • 6.1 Consultas de tabela única
  • 6.2 Exercício:consultas de tabela única
  • 6.3 Consultas de várias tabelas
  • 6.4 Exercício:consultas de várias tabelas
  • 6.5 Revisão da criação e execução de consultas
• 7 Criando e executando formulários de entrada de dados
  • 7.1 Criando um formulário de tabela única usando o assistente
  • 7.2 Exercício:Criando um formulário de tabela única
  • 7.3 Revisão da criação e execução de um formulário de entrada de dados
• 8 Criação e execução de relatórios
  • 8.1 Criando um relatório de tabela única usando o assistente
  • 8.2 Exercício:criando um relatório de tabela única
  • 8.3 Revisão da criação e execução de um relatório
• 9 Criando e executando um formulário mestre/detalhe (formulário com um subformulário)
• 10 Criando e executando um painel de controle
• 11 Criando e executando um formulário de navegação
  • 11.1 Exercício:modificando um formulário de navegação
  • 11.2 Definindo o formulário de navegação como padrão
• 12 Resumo do tutorial e tópicos avançados

2 Breve visão geral de bancos de dados relacionais e aplicativos de banco de dados

• Número – só pode armazenar números, possivelmente com um ponto decimal. Pode ser positivo ou negativo.
• Caractere – pode armazenar números, letras e pontuação. O Access chama esse tipo de dados Texto .
• Data – só pode armazenar dados de data e hora.

3 Um Exemplo de Negócios

Aplicativos de banco de dados

4 Iniciando o Microsoft Access

• Guia inicial – Controles para alterar fontes, realizar consultas, copiar/colar/recortar dados, etc.
• Criar guia – Controles para criação de tabelas, formulários, relatórios, etc.
• Guia Dados externos – Controles para carregar dados de outras fontes de dados no MS Access.
• Guia Ferramentas de banco de dados – Controles para gerenciamento de bancos de dados (segurança, central telefônica, etc.)
• guia Design – Isso aparecerá ao criar uma nova tabela, formulário, relatório etc.

4.1 Revisão do início do Microsoft Access

1. Use o botão Iniciar na barra de tarefas para abrir:Programas -> MS Office -> Microsoft Access
2. Para criar um novo banco de dados, escolha Banco de dados em branco e especifique um novo nome de arquivo para o banco de dados. Certifique-se de usar um nome descritivo para o novo banco de dados. Clique no botão OK para criar o novo banco de dados.
3. Para abrir um banco de dados existente, escolha Abrir um banco de dados existente , realce Mais arquivos… e clique no botão OK. Em seguida, navegue até a unidade, destaque o arquivo de banco de dados existente no disco rígido ou unidade USB e clique no botão OK novamente para abrir o banco de dados.

5 Criando e visualizando tabelas

5.1 Criando uma tabela usando a visualização de design

1. No Access 2007,  2010 e 2013, a guia Criar nova tabela já deve estar destacada e uma nova tabela chamada table1 deve ser criada. Se não for o caso, clique no botão Criar guia e clique na Tabela ícone. Em seguida, puxe para baixo a Visualizar menu e escolha Visualização de design .
   
2. A visualização de design da tabela será exibida. Preencha o Nome do campo , Tipo de dados e Descrição para cada coluna/campo na tabela. O campo CustomerID é preenchido abaixo:
   

   Table Design View for Access 2007

   
   Observe que o nome padrão fornecido para a tabela é Tabela1 . Em uma etapa posterior, atribuiremos um nome apropriado para esta tabela.
   
   Preencha as informações dos campos da seguinte forma:
   

   Nome do campo	Tipo de dados	Descrição
   ID do cliente	Número	O identificador exclusivo de um cliente
   Nome	Texto	O primeiro nome do cliente
   Sobrenome	Texto	O sobrenome do cliente
   Endereço da Rua	Texto	O endereço do cliente
   Cidade	Texto	A cidade do cliente
   Estado	Texto	O estado de origem do cliente
   Zip	Texto	O CEP do Cliente

   
   Uma figura mostrando a visualização do projeto com a nova definição de tabela preenchida é fornecida abaixo:
   
   

3. Agora que todos os campos foram definidos para a tabela, uma Chave Primária deve ser definida. Lembre-se de que a Chave Primária será usada para identificar exclusivamente um registro na tabela (neste caso, um Cliente). Destaque o CustomerID campo e clique no botão Chave Primária na barra de botões Observe que uma pequena chave aparece ao lado do nome do campo no lado esquerdo. Observação:Para remover uma chave primária , basta repetir este procedimento para desativar a chave primária.
4. Como etapa final, a tabela deve ser salva. Abra o menu Office e escolha o item de menu Salvar como. Uma caixa de diálogo aparecerá onde o nome da nova tabela deve ser especificado. Observe que o Access fornece um nome padrão, como Tabela1 ou Tabela2 . Basta digitar sobre este nome padrão o nome da tabela. Para este exemplo, nomeie a tabela:Cliente Em seguida, clique no botão OK.

Uma observação sobre nomenclatura de campos (colunas) no MS Access

5.2 Exercício:Criando uma Tabela

1. Clique na guia Criar e, em seguida, clique na Tabela botão.
   
2. Abra o menu Exibir e escolha Design. A Visualização de Design de Tabela aparecerá. Preencha o Nome do campo , Tipo de dados e Descrição para cada coluna/campo na tabela Contas.
   

   Nome do campo	Tipo de dados	Descrição
   ID do cliente	Número	O identificador exclusivo de um cliente
   Número da conta	Número	O identificador exclusivo de uma conta bancária
   Tipo de Conta	Texto	O tipo de conta (corrente, poupança, etc.)
   Data de abertura	Data	A data em que a conta foi aberta
   Saldo	Número	O saldo atual (dinheiro) nesta conta (em US$)

   
   Uma figura mostrando a visualização do projeto com a nova definição de tabela preenchida é fornecida abaixo:
   
   
3. Defina uma chave primária para a tabela Contas. Clique no Número da conta campo com a Direita botão do mouse e escolha Chave primária no menu pop-up.
4. Salve a nova tabela Contas, abrindo o menu Arquivo e escolhendo o item de menu Salvar. Preencha o nome da tabela:Contas Em seguida, clique no botão OK.

5.3 Visualizando e adicionando dados a uma tabela

5.4 Exercício:adicionando dados a uma tabela

5.5 Criando relacionamentos entre tabelas

5.6 Review of Creating and Viewing Tables

1. Click on the Tables tab on the Access main screen
2. Click on the New button.
3. Choose the Design View and click the OK button.
4. Fill in the name, data type and description of each of the fields in the table.
5. Designate a primary key by clicking on one of the fields with the right mouse button and then choose Primary Key from the pop-up menu.
6. Save the table by pulling down the File menu and choosing Save.
7. Close the new table by pulling down the File menu and choosing Close.

1. Click on the Tables tab on the Access main screen
2. Highlight the name of the table to be modified and click on the Design button.
3. Make the necessary changes.
4. Save the table by pulling down the File menu and choosing Save.
5. Close the table by pulling down the File menu and choosing Close.

1. Click on the Tables tab on the Access main screen
2. Highlight the name of the table to be modified and click on the Open button.
3. Make the necessary changes to the data.
4. Save the table data by pulling down the File menu and choosing Save.
5. Close the table by pulling down the File menu and choosing Close.

1. Pull down the Tools menu and select the Relationships menu item.
2. To display tables, right click and choose Add Tables
3. To create new relationships, drag a key field from one table and drop it on the associated field in another table
4. To edit an existing relationship, double click on the relationship line.
5. To delete an existing relationship, click on the relationship line and press the delete key.

6 Creating and Running Queries

• Which Customers live in Georgia ?
• Which Accounts have less than a $500 balance ?
• What is the total amount of money deposited by each Cusomter?
• Which Checking account has the largest balance?

6.1 Single Table Queries

• only displays certain fields (columns) in the output
• sorts the records in a particular order
• performs some statistics on the records such as calculating the sum of data values in a column or counting the number of records, or
• filters the records by showing only those records that match some criteria. For example, show only those bank customers living in GA.

1. Tables/Queries – A pick list of tables or queries you have created.
2. Available Fields – Those fields from the table that can be displayed.
3. Selected Fields – Those fields from the table that will be displayed.

• Open the query to view information – that is, the wizard will execute the query and show the data.
• Modify the query design – the wizard will switch to the Design View to allow further modification of the query.

6.1 Single Table Queries (Continued)

• Field – The name of the field from the table
• Table – The table the field comes from
• Sort – The order in which to sort on this field (Ascending, Descending or Not Sorted)
• Show – Whether or not to display this field in the query output
• Criteria – Indicates how to filter the records in the query output.

6.2 Exercise:Single Table Queries

1. From the Access main screen, click on the Create tab. Then click on the Query Wizard button.
2. Choose the Simple Query wizard option and click on the OK button.
3. Under Table/Queries:choose the Accounts table. Then move the AccountNumber, AccountType and Balance fields over to the Selected fields area. Then click the Next button.
4. In the next panel, you will be asked to choose between a detail or summary query. Choose detailed query and click on the Next button.
5. Name the new Query :AccountsQuery and click on the Finish button.

1. From the Queries tab on the Access main screen, highlight the AccountsQuery and click on the Design button.
2. Change the Sort order for the AccountNumber field to Ascending.Add the following statement to the Criteria:are under the AccountType field:=‘Savings’
   
   
3. Run the query by double-clicking on the AccountsQuery name. The output is shown below:
4. Finally, save and close the query to return to the Access main screen.

6.3 Multiple Table Queries

6.4 Exercise:Multiple Table Queries

6.5 Review of Creating and Running Queries

1. From the Access main screen, click on the Queries tab. Then click on the New button.
2. From the Queries tab on the main Access screen, click on the New button and choose the Simple Query wizard option.
3. Under Table/Queries:choose the appropriate table for the query and then indicate which fields in the table will appear in the query output.If querying more than one table, change the Table/Queries:selection to display additional tables and select the necessary fields.
4. If the table contains numeric fields, either detailed or summary information may be specified for the query.
5. Finally, name the new query and click on the Finish button.

7 Creating and Running a Data Entry Form

• Creating the forms by hand using a Design View
• Creating a default form based on all of the fields available in a table or a query
• Creating a form based on a number of different wizards that walk the user through the forms creation process.

7.1 Creating a Single Table Form using the Wizard

• Columnar – Places the labels to the left of each field. This is similar to a paper form. This layout is suitable for viewing data one record at a time.
• Tabular – Places the field labels at the top of the screen and the records are displayed below. This is similar to how a spreadsheet would display the data and is suitable for displaying multiple records of data at a time.
• Datasheet – The data appears in the same fashion as when viewing or adding data to a table.
• Justified – Places the labels above each field with the fields spread out on the form. This is suitable for viewing a single record at a time as with the columnar layout.

	Go to the first record.
	Go to the previous record.
	Go to the next record.
	Go to the last record. Go past the last record to add a new record.

7.2 Exercise:Creating a Single Table Form

1. Click on the Create tab on the Access main screen and then click on the More Forms… button and the “Forms Wizard” to create a new form.
2. Select the Accounts table and all of the available fields and click on the Next button.
3. Choose a Tabular layout and click on the Next button.
4. For Access 2007 choose the Office style and click on the Next button.
5. Name the form:AccountsDataEntry Then click on the Finish button to create, save and view the new form.

7.3 Review of Creating and Running a Data Entry Form

1. Choose a table and a form wizard
2. Specify the fields (columns) that will appear in the form
3. Specify the layout for the form
4. Specify the style (fonts/colors, etc.) for the form
5. Save, create and run the new form

8 Creating and Running a Report

• A report can be created “by hand” in Design view
• A default report can be created automatically based on all of the firleds for a given table.
• A report can be created using the Create Report wizard.

8.1 Creating a Single Table Report using the Wizard

8.1 Creating a Single Table Report using the Wizard (Continued)

• Columnar – Places the labels to the left of each field. This is similar to a paper form.
• Tabular – Places the field labels at the top of the report page and the records are displayed below. This is similar to how a spreadsheet would display the data.
• Justified – Places the labels above each field with the fields spread out on the report page.

	Print the report
	Zoom into a region of the report
	Display the report as one, two or multiple pages
	Zoom into or out of the report
	Transfer the report into MS Word
	Close the report

8.2 Exercise:Creating a Single Table Report

1. From the Access main screen, click on the Create tab and Click on the Report wizard.
2. Select all of the fields in the Accounts table by moving them all over to the Selected Fields side and then click Next
3. Group the report by CustomerID by clicking on the CustomerID field and then clicking on the right arrow button. This is shown in the following figure:
   
   Click on the Next button to continue.
4. Choose to sort the report on the AccountNumber campo. Note that a new button will appear called Summary Options.
   
   Click on the Summary Options button. Choose the Balance field and select the Sum option. Choose the option to show both Detail and Summary data. Then click on the OK button.
   
   Click on the Next button.
5. Choose a Block layout and click on the Next button.
6. Choose the Corporate style and the click on the Next button.
7. Finally, name the report:AccountsReport and click on the Finish button to create, save and run the report.

8.3 Review of Creating and Running a Report

9 Creating and Running a Master/Detail Form

1. From the Access main screen, click on the Create tab and Click on the “More Forms…” section and finally the “Forms Wizard”.Select the Customer table first and move the CustomerID, FirstName and LastName fields to the Selected Fields list.Next, select the Accounts table and move the AccountNumber, AccountType, DateOpened and Balance fields to the Selected Fields list as shown below.
   
   
   Click the Next… button to move to the next step.
2. At this point MS Access detects that this form will involve data from two different tables. The first prompt asks how the form should be organized at the top or “Master” level. The “by Customer” selection should be highlighted.The second prompt asks how the forms should be created. For this example, select “Form with Subform(s)” as shown below and click the Next… button to move to the next step.
   
3. The Subform is the form that will display the detailed data from the Accounts table. Selecting the “Datasheet” layout will make it easy for the user to view the multiple accounts a Customer may have. Select “Datasheet” and click the Next… button to move to the next step.
   
4. For Access 2007, select the Office style and click the Next… button to move to the next step. (This step will not appear in MS Access 2010 or 2013).
   
5. Finally, give the main form the name “CustomerMasterForm” and the Subform the name “Accounts Subform”.
   
6. After clicking on the Finish button the new Master/Detail form will appear as shown below.
   

10 Creating and Running a Switchboard

1. From the Access main screen, click on the Database Tools tab and Click on the Switchboard Manager as shown in the figure below.
   
   
   If this is the first switchboard made for this database, you will be prompted to create a new one as shown below. Click the Yes button.
   
2. The Switchboard manager will appear as shown below:
   
3. Click on the Edit menu to edit the “Main Switchboard”. The Edit Switchboard Page will appear as shown below:
   
4. Add a new switchboard item by clicking on the New… button. The Edit Switchboard Item form will appear as shown below. Fill in the fields as follows:
   

   Text:	Customer Data Entry Form
   Command:	Select Open Form in Edit Mode from the drop down list.
   Form:	Select the “CustomerDataEntry” form from the drop down list.

   
   
   
   
   
   Click on the OK button to save this new Switchboard item.
5. Repeat the above step two more times to add Switchboard items for the Accounts DataEntry form and the Customer Report.
   
   Once completed, click the Close button. Then click the Close button once more to close the Switchboard manager.
6. From the main MS Access screen look for a new section labeled Switchboard items. To view the switchboard, double-click on name “Switchboard”.
   

11 Creating and Running a Navigation Form

1. To get started, click on the Create tab on the Access 2010 or 2013 ribbon bar. Under the section for Forms look for the item labeled Navigation Form. Note that this may be located on the button labeled Other Forms.
2. Note that there are 6 different default styles of Navigation Forms. Each one places the buttons in a different configuration on the screem. Buttons can be aligned across the top, either side or some combination.For this tutorial select the Horizontal Tabs configuration which appears as the first item on the list.
3. At this point a new Navigation Form will be created with a row of tabs across the top. The first tab will be labeled [Add New]
4. To add items to the Navigation form, drag the items from the list on the left over to the spot on the Navigation Form labeled [Add New]. This is shown by the arrow in the above figure. For example, drag over the CustomerDataEntry form to the Navigation Form. The result is shown below.
5. Next drag and drop the CustomerMasterForm as shown below.
6. Next drag and drop the CustomerReport as shown below.
7. At this point we have created a new navigation Form and added three items along the top of the page. Save the Navigation Form by right-clicking on the name of the form and choosing Save as shown below:
8. Name the Navigation Form:Bank Navigation Form and click the OK button.
9. Close up the Navigation Form by right-clicking again on the name of the form and choosing Close menu item.At this point the new Navigation Form has been created and saved. The next step will be to view the Navigation Form and navigate the different forms and reports linked to it.
10. To view the Navigation Form, look for the Unrelated Objects group on the left side of the screen. Double click on the Bank Navigation Form item as shown below:

11.1 Exercise:Modifying a Navigation Form

• AccountsDataEntry
• AccountsReport

11.2 Setting the Navigation Form as the Default

12 Tutorial Summary