Combine o Access 2016 com o Word para endereçar envelopes a uma lista de pessoas.
Uma mala direta permite endereçar envelopes para todas as pessoas em uma tabela ou consulta.
No exemplo a seguir, veremos o processo de configuração de envelopes com nomes e endereços, para que estejam prontos para impressão e envio.
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Iniciar o Assistente de mala direta
Selecione a tabela ou consulta que contém a lista de nomes e endereços.
Clique em Mesclar palavras em Importar e vincular grupo dos Dados Externos guia na Faixa de Opções.
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Selecione a opção de documento
Selecione se deseja vincular os dados a um documento existente ou criar um novo documento.
Para este exemplo, criaremos um novo documento do zero.
Clique em Criar um novo documento e, em seguida, vincule os dados a ele .
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Mudar para o Microsoft Word
Neste ponto, o Microsoft Word deve estar aberto e piscando na barra de tarefas.
Clique no botão Microsoft Word na barra de tarefas para abrir o Word.
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Selecione o tipo de documento
Selecione o tipo de documento no qual você gostaria de trabalhar.
Para este exemplo, estamos fazendo uma mala direta para que possamos colocar nomes e endereços nos envelopes.
Então selecione Envelopes do assistente de mala direta à direita da tela.
Clique em Próximo:Documento inicial
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Selecione o tamanho do envelope e outras opções
Selecione Alterar layout do documento em seguida, clique em Opções de envelope... para iniciar as Opções de envelope caixa de diálogo.
Clique em OK quando feito.
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Revisar e continuar
O Usar o documento atual agora está selecionado.
O envelope agora é exibido em proporções relativas ao tamanho selecionado.
Verifique se está correto e clique em Próximo:Selecionar destinatários continuar.
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Selecionar destinatários
É aqui que você seleciona os destinatários. No entanto, o Word reconhece que já estamos usando uma tabela do Access, então Use uma lista existente agora está selecionado, com os detalhes listados abaixo.
Verifique se está correto e clique em Próximo:Organize seu envelope continuar.
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Organize o envelope
Clique no envelope onde o bloco de endereço deve ir.
Em seguida, clique em Bloco de endereço... do Assistente de mala direta.
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Inserir bloco de endereço
Use esta caixa de diálogo para determinar como os campos serão exibidos no envelope.
Dependendo de como seu banco de dados foi projetado, você poderá selecionar Inserir nome do destinatário neste formato e Inserir endereço postal .
No entanto, se a visualização do envelope estiver em branco (como neste exemplo), você precisará corresponder os campos.
Para corresponder os campos, clique em Corresponder campos... .
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Campos de correspondência
Use esta caixa de diálogo para combinar os campos que aparecem no envelope com os campos do seu banco de dados.
Use a lista suspensa para selecionar um campo do banco de dados que corresponda ao campo à esquerda.
Neste exemplo, há apenas um campo obrigatório ( Empresa ). Podemos usar CustomerName do nosso banco de dados para este campo (nosso banco de dados tem apenas um campo para o nome do cliente). Se tivéssemos selecionado Inserir nome do destinatário e Inserir endereço postal na caixa de diálogo anterior, haveria muitos outros campos obrigatórios — alguns dos quais não temos campos correspondentes em nosso banco de dados. Portanto, desmarcando essa opção na etapa anterior, o assistente é menos restritivo e podemos continuar correspondendo a alguns dos campos opcionais.
Se você se encontra em uma situação semelhante e planeja fazer mais mala direta no futuro, você pode verificar Lembrar esta correspondência para este conjunto de fontes de dados neste computador para evitar que você precise corresponder manualmente os campos a cada vez.
Clique em OK depois de corresponder os campos necessários.
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Revisar e fechar a caixa de diálogo
Agora a visualização do envelope está exibindo um endereço da nossa lista.
Verifique se ele aparece no formato correto. Use as pequenas setas para percorrer a lista, se necessário.
Você também notará que Inserir endereço postal agora está selecionado.
Clique em OK continuar.
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Revisar e continuar
A caixa de diálogo foi fechada e agora estamos de volta ao Organize seu envelope Passo.
Você notará que «AddressBlock» agora é exibido no envelope onde o endereço aparecerá.
Clique em Próximo:visualize seus envelopes continuar.
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Visualize seus envelopes
O envelope de visualização agora está exibindo os nomes e endereços reais do nosso banco de dados, exatamente como eles aparecerão quando forem enviados.
Você pode usar os pequenos botões de seta para navegar pela lista e ver como outros registros aparecem.
Se tudo estiver correto, clique em Próximo:Concluir a mesclagem .
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Concluir a mesclagem
A Mala Direta está pronta para produzir seus envelopes.
Clique em Imprimir... para imprimir os envelopes.
