Você pode agrupar um relatório em vários campos com bastante facilidade ao usar o Assistente de Relatório no Access 2016.
Um relatório agrupado (também conhecido como relatório de resumo) é um relatório em que um ou mais campos são usados para agrupar os outros campos.
O Access permite criar relatórios agrupados em mais de um campo. Por exemplo, você pode agrupar um relatório de vendas por estado e depois por cidade.
Abaixo está outro exemplo em que criamos um relatório agrupado em dois campos.
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Iniciar o Assistente de relatórios
Clique em Assistente de relatório na Faixa de Opções (do Criar aba).
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Selecione os campos
Selecione os campos que você deseja que apareçam no relatório. Você pode selecionar campos de mais de uma tabela ou consulta.
Para fazer isso, selecione uma tabela ou consulta usando a lista suspensa.
Em seguida, clique duas vezes em um campo no painel esquerdo para movê-lo para o painel direito. Repita isso para cada campo que deve aparecer no relatório. Os campos no painel direito aparecerão no relatório.
Repita para cada tabela/consulta relevante.
Uma vez feito, clique em Próximo> .
Você também pode selecionar um campo e usar o> botão para movê-lo para o outro painel.
Você pode usar o>> botão para mover todos os campos.
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Escolha uma tabela/campo de agrupamento
No painel esquerdo, selecione a tabela ou consulta que contém o campo pelo qual o relatório precisa ser agrupado.
Este será o agrupamento de primeiro nível no qual todos os outros campos serão agrupados.
O painel direito mostrará uma visualização com base na sua seleção.
Clique em Próximo> .
A visualização só agrupará o relatório se encontrar um campo adequado para agrupar. Caso contrário, exibirá os campos desagrupados.
Se a visualização não exibir nenhum agrupamento aqui, seu relatório não será agrupado. Nesse caso, você precisará voltar e adicionar um campo adequado para agrupar o relatório.
Como alternativa, você pode modificar o relatório posteriormente e escolher o campo de agrupamento naquele momento.
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Adicione o(s) campo(s) extra(s)
Aqui é onde você pode selecionar o segundo campo a ser agrupado.
Este campo, se selecionado, é inserido entre o agrupamento de primeiro nível e os demais campos.
Clique em Próximo> .
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Especifique a ordem de classificação, se necessário
Você pode especificar campos para classificar os detalhes do relatório. Isso classifica os campos dentro de cada grupo (não os campos agrupados).
Uma vez feito, clique em Próximo> .
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Escolha um layout
Selecione um dos layouts predefinidos para o relatório.
A visualização será atualizada quando você selecionar um item. Sinta-se à vontade para selecionar cada um para ver como isso afeta o layout.
Você também pode alterar a orientação para Paisagem, se necessário.
Para nosso exemplo, deixaremos o relatório com um Passado layout e um Retrato orientação.
Uma vez feito, clique em Próximo> .
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Nomeie o relatório
Insira um nome para o relatório.
Você também tem a opção de visualizar o relatório ou modificar seu design assim que o assistente terminar de criá-lo.
Para nosso exemplo, deixaremos em Visualizar o relatório .
Clique em Concluir para gerar o relatório.
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O Relatório
O relatório está agora criado. Tem dois níveis de agrupamento, conforme especificado.
Reformatando o relatório
Pode ser necessário reformatar um pouco o relatório para torná-lo mais apresentável.
Em nosso exemplo, precisaremos expandir a largura do campo de data, reorganizar um pouco os campos e ajustar as cores de fundo alternadas.
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Mudanças de formatação na visualização de layout
Você pode alternar entre o modo de exibição de layout e o modo de exibição de design, dependendo do que achar mais fácil.
Neste exemplo, estamos usando o Layout View para alterar o formato da data. O Layout View torna esse tipo de coisa mais fácil de verificar, porque exibe dados reais nos campos.
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Revise as cores alternadas
Certifique-se de prestar atenção em como as cores alternativas são renderizadas (ou seja, aquelas que o Access aplica automaticamente aos relatórios).
As cores alternadas em um relatório agrupado podem reduzir a clareza do campo agrupado. Você pode descobrir que o campo agrupado compartilha sua cor alternada com o campo anterior ou com o campo subsequente. Isso acaba reduzindo aquele visual "agrupado", podendo confundir o leitor quanto a quais campos estão realmente agrupados.
Isso se torna ainda mais um problema à medida que você adiciona mais campos agrupados.
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Remover as cores alternadas
Para remover as cores alternadas, selecione a seção Detalhe do relatório no Modo Design.
Em seguida, clique em Alterar cor da linha do Formato guia na Faixa de opções e selecione Sem cor a partir do menu contextual.
Você pode fazer a mesma coisa para os campos agrupados. Para selecionar o campo agrupado, selecione FieldName Cabeçalho onde FieldName é o nome do campo agrupado.
Você precisará fazer isso para cada campo agrupado se quiser remover todos os planos de fundo alternados.
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Formatar o campo de cabeçalho superior
Agora que removemos as cores de fundo alternadas, não faria mal adicionar uma cor de fundo ao cabeçalho de nível superior. Isso o distinguirá do cabeçalho de segundo nível e de outros campos.
Para fazer isso, selecione FieldName Cabeçalho onde FieldName é o nome do campo agrupado, então clique em Preenchimento da Forma na Faixa de Opções (do Formato guia) e escolha uma cor.
Você também pode precisar definir o próprio campo real como transparente se sua cor for diferente da cor de fundo.
Você também pode usar uma fonte em negrito para o campo agrupado selecionando o campo e clicando no ícone Negrito na Faixa de Opções.
A formatação aplicada aqui é apenas uma sugestão. Há muitas outras maneiras de formatar um relatório. Vá em frente e experimente.
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O relatório finalizado
Agora, a visualização do relatório na visualização de impressão (ou outra visualização) exibirá o relatório sem as cores alternadas.
Em nosso exemplo, o campo agrupado também é renderizado em negrito (depois de colocá-lo em negrito usando o comando Negrito na Faixa de Opções).
