Quase todas as empresas do mundo usam o Microsoft Excel. Para criar planilhas simples, é provavelmente o melhor software do mundo. Mas à medida que uma empresa cresce e as planilhas se tornam mais complicadas, o Excel mostrará suas limitações. É aí que entra o Microsoft Access.
Quando sua empresa está gerenciando grandes conjuntos de dados, talvez seja hora de começar a considerar a migração de seus dados para o Access. O MS Access é um excelente programa de software que pode agilizar sua contabilidade, gerenciamento de produtos e muito mais.
Aqui estão 6 maneiras pelas quais o Microsoft Access pode oferecer suporte às suas funções de negócios:
1. Fácil de desenvolver um banco de dados personalizado
A principal função do Microsoft Access é a criação de bancos de dados personalizados. A impressionante funcionalidade permite trabalhar com grandes conjuntos de dados e manter as informações de maneira estruturada. Esteja você trabalhando com dados do cliente ou com os seus próprios, isso pode ser extremamente importante para segurança e gerenciamento de tempo.
A criação de um banco de dados personalizado pode ser extremamente útil para vários processos de negócios, incluindo gerenciamento de tempo de inventário, gerenciamento de projetos e muito mais. O Microsoft Access Development é a solução mais versátil para criar um banco de dados personalizado para o seu negócio. É relativamente fácil de entender, economiza muito tempo e pode resultar em custos mais baixos para o seu negócio.
2. Manter a consistência
Quando se trata de trabalhar com dados, é importante manter a consistência. Com o Microsoft Access, você pode minimizar quaisquer inconsistências ou erros causados por erro humano. Isso se deve à capacidade de automatizar processos no Access. Em vez de gravar dados manualmente, o Access pode extrair dados de várias fontes diferentes e até identificar discrepâncias nos dados. Por exemplo, se sua empresa fez uma média de 200 vendas por dia e, de repente, 2.000 foram registradas, você pode descobrir com uma consulta do Access.
A contabilidade é um dos processos de negócios onde a consistência é vital. Ao longo do ano, os números por trás de um negócio precisam ser registrados com precisão e consistência. Quando esses dados são registrados no Excel (ou outro programa de planilhas, há um enorme potencial de erro humano. Usar o Access pode eliminar esse risco de erro humano por meio da automação. Portanto, é uma escolha mais segura para as empresas.
Outra maneira de manter a consistência é usar menus suspensos para seleção de uma lista padrão, permitindo que os usuários evitem digitar valores e acelerar a entrada de dados.
3. Acessibilidade
A acessibilidade é outra razão pela qual as grandes empresas optam pelo MS Access. Se um usuário fizer uma alteração em um banco de dados, isso será exibido imediatamente para outros usuários. Isso torna muito mais fácil para os funcionários trabalharem no mesmo arquivo. Ele funciona como uma solução baseada em nuvem, o que o torna excelente para colaboração instantânea.
O Microsoft Access também é relativamente fácil de usar. Para usuários existentes do MS Office, a interface é intuitiva. No entanto, para construir bancos de dados complexos, os funcionários precisarão de algum treinamento. A simplicidade e a escalabilidade do MS Access são ambos grandes benefícios – ele pode ser usado por todos, desde funcionários não treinados até consultores do Microsoft Access.
4. Banco de dados de produtos
O Microsoft Access é uma ótima plataforma para armazenar um inventário de negócios. Quando sua empresa crescer, você precisará criar planilhas mais complexas que contenham informações sobre produtos e números de vendas. Você não pode esperar que toda a sua equipe se lembre de nomes longos, descrições ou códigos associados a cada item do banco de dados. É aqui que o Microsoft Access entra em ação – ele permite que os usuários pesquisem itens por nome, código ou descrição e até exportem os dados para uma planilha do Excel. Isso também é útil para monitorar os níveis de estoque.
5. Bancos de dados fáceis de migrar
O Microsoft Access é o software de banco de dados mais popular do mundo e existe desde 1992. Isso significa que os desenvolvedores tiveram muito tempo para torná-lo fácil de usar. Esse design amigável vai além do armazenamento real de dados para tarefas mais complicadas, como a migração de dados. Você pode migrar facilmente conjuntos de dados de outros programas de banco de dados e usar ferramentas de dados da Microsoft, como o SQL Server.
6. Econômico
À medida que sua empresa se expande, ela precisará armazenar mais dados. Contratar uma empresa terceirizada para gerenciar seu armazenamento de dados pode ser caro, por isso é mais econômico mantê-lo internamente. Isso significa que você precisa de um software de armazenamento de dados. O Microsoft Access não é apenas um dos melhores, é também um dos mais acessíveis. Primeiro, ele vem com um preço acessível, o que significa que empresas de qualquer tamanho podem comprá-lo. Além disso, as atualizações são lançadas anualmente para que você possa continuar usando a versão mais recente do Access gratuitamente.
Quando comparado ao Excel, o Access não tem limite para o número de linhas de dados por tabela, compare isso com o limite de 1.048.576 linhas no Excel.
Você provavelmente já está pagando por uma edição profissional do MS Office, o que significa que não precisa gastar mais com o Access. Juntamente com os outros benefícios deste artigo, a acessibilidade do MS Access dificulta a concorrência de soluções alternativas.
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